Các bước xây dựng ý tưởng Gala Dinner thành công

Tổ chức Gala Dinner thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố

Lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner​

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Mục đích bữa tiệc;
• Hình thức và quy mô.

Theo đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức trong nhà hay ngoài trời.
Đối với các bữa tiệc tổ chức trong nhà, thông thường sẽ ở các trung tâm tổ chức hội nghị, các khách sạn có sảnh, các nhà hàng ẩm thực,…
Đối với các bữa tiệc được tổ chức ngoài trời, sẽ có các hình thức phổ biến như các bãi biển, các khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn ngoài trời.

Thời gian tổ chức Gala Dinner​

Việc lựa chọn thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình. Nếu như tiệc Gala Dinner là một bữa tiệc tất niên, thì chắc chắn phải tổ chức vào dịp cuối năm. Nếu là tiệc tân niên thì chắc hẳn phải tổ chức vào dịp đầu năm mới.
Tính chất buổi tiệc phụ thuộc rất nhiều vào thời điểm tổ chức

Cách lên danh sách khách mời​

Khách mời là một yếu tố rất quan trọng trong bữa tiệc. Khách mời quyết định đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng,… Do đó, doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác. Liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.
Sau khi đã có được danh sách khách mời tham dự, việc tiếp theo cần phải thực hiện đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời trong thời gian sớm nhất có thể. Việc gửi thư mời sớm sẽ giúp cho khách mời có thể sắp xếp được thời gian, công việc của mình. Trường hợp khách mời không thể đến tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi trong thời gian sớm để doanh nghiệp có thể ứng biến kịp thời.
Về phần thiết kể thư mời, cần phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin quan trọng như ngày và giờ tổ chức, địa điểm, và yêu cầu trang phục nếu có.

Xây dựng ý tưởng và chủ đề của Gala​

Để có thể lên được một kịch bản hoàn hảo cho đêm tiệc Gala Dinner thì việc đầu tiên là cần phải xác định được chủ đề của bữa tiệc. Chủ đề càng độc đáo, mới lạ và hấp dẫn thì sẽ càng thu hút được nhiều người tham dự.
Việc lựa chọn chủ đề này phụ thuộc vào mục đích, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn tổ chức.

Xây dựng nội dung chương trình sáng tạo​

Một kịch bản gala dinner phong phú và hấp dẫn sẽ giúp các hoạt động trong chương trình trở lên náo nhiệt hơn. Các gameshow phù hợp và hướng tới khán giả. Tuy nhiên cũng cần kết hợp những khoảng thời gian phù hợp. Để BTC chương trình có thời gian phát biểu, tôn vinh các cá nhân, đối tác của mình. Vì đây mới chính là mục đích của đêm Gala Dinner.
Những tiết mục sẽ làm nên độ thu hút cho Gala Dinner

Lên kịch bản chương trình tổng quan​

Kịch bản chương trình cần có đầy đủ các chi tiết sau:

• Số thứ tự các tiết mục văn nghệ: phải ghi rõ tên của từng tiết mục. Tránh sự nhầm lẫn giữa các tiết mục với nhau và để MC có thể mời đúng tiết mục.
• Thời lượng diễn ra chương trình: thời gian dự tính từ lúc bắt đầu chương trình cho đến khi kết thúc là mấy giờ. Để ban tổ chức có thể kiểm soát được thời gian.

Lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc​

Do bản chất của tiệc Gala Dinner là được tổ chức vào buổi tối. Thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết nhất. Tiệc Gala Dinner thông thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tuyền thống và tiệc buffet.
Đối với tiệc truyển thống, mỗi bàn tiệc sẽ dao động từ 4 đến 6 món tùy vào menu của nhà hàng
Đối với tiệc buffet thì sẽ có nhiều món ăn hơn. Tùy vào số lượng khách mời và chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường, tiệc buffet sẽ có khoảng từ 14 món trở lên.
Để có thể chọn được một menu món ăn hợp lý, doanh nghiệp nên tham khảo về sở thích ăn uống của mọi người. oặc có thể lựa chọn menu cũng như những món ăn được ưa chuộng nhất tại nơi cung cấp bàn tiệc.

Các loại Chi phí tổ chức Gala dinner, doanh nghiệp cần tham khảo​

Việc lên kế hoạch ngân sách tổ chức gala dinner hay chi phí tổ chức gala dinner thông thường sẽ bao gồm 3 phần chính:

Phần 1: Chi phí tiệc chiêu đãi​

Chi phí tiệc ở đây hiểu đơn giản là chi phí đồ ăn nước uống , người phục đồ ăn nước uống cho khách . Tùy từng chương trình , quy mô , công ty mà tiệc này có thể là buffet hoặc set menu.

Phần 2: Chi phí tổ chức chương trình Gala Dinner​

Các loại chi phí này thông thường bao gồm:

• Phần cứng: thuê âm thanh ánh sáng, sân khấu, bàn, ghế, biểu diễn, quà tặng,…
• Phần nhân sự: MC, PG, ban nhạc, ca sĩ, các tiết mục văn nghệ,…

Phần 3: Chi phí thuê địa điểm (nếu có)​

Thông thường Gala Dinner được tổ chức tại khách sạn, nhà hàng hay khu du lịch hoặc một khu sân công cộng hay bãi biển.
Địa điểm tổ chức Gala Dinner rất linh động

Hướng dẫn Cách tổ chức Gala dinner thành công, suôn sẻ​

Tổ chức Gala Dinner vô cùng phong phú. Trong một sự kiện Gala Dinner sẽ diễn ra rất nhiều chương trình song song. Như chương trình tổ chức team building. Một buổi gala về nhạc hội với những tiết mục biểu diễn ca nhạc, trò chơi. Thông qua hoạt động này, công ty sẽ tạo được một mối quan hệ vững chắc với khách hàng. Cũng như sự đoàn kết giữa các công ty. Để tổ chức một buổi Gala dinner hiệu quả cần những yếu tố sau:

• Khảo sát tìm địa điểm tổ chức;
• Tính toán số lượng khách tham dự để lên quy mô tổ chức phù hợp;
• Setup sân khấu, chuẩn bị âm thanh và ánh sáng tốt để không xảy ra lỗi phát sinh khi chương trình bắt đầu;
• Trao đổi trước nội dung với MC để MC dẫn dắt chương trình tốt nhất, MC được coi như là linh hồn của sân khấu. Là nhân tố chính để tạo nên sự thành công của buổi sự kiện;
• Kịch bản chương trình phải chuyên nghiệp và độc đáo phong phú về nội dung. Kịch bản cần phải sắp xếp thời gian giữa các phần âm nhạc, gameshow và phần phát biểu của ban tổ chức một cách hài hòa.

Muốn có một buổi tiệc thành công, cần trải qua quá trình chuẩn bị chỉn chu
Nếu doanh nghiệp bạn muốn tìm một đơn vị để tổ chức Gala Dinner. Hãy liên hệ với Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event. Với hơn 12 năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí cho quý khách hàng. Về quy trình tổ chức, tối ưu về thời gian và tiết kiệm chi cho quý khách nhé!