Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển vượt trội, văn phòng điện tử ngày càng trở nên thịnh hành tại nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ, thay thế cho các mô hình văn phòng truyền thống. Cùng tìm hiểu lý do khiến mô hình này được ưa chuộng đến vậy thông qua bài viết dưới đây.
E-office là gì?
E-office là gì? E-office hay văn phòng điện tử là mô hình áp dụng công nghệ hiện đại mang đầy đủ những phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, tài liệu, văn bản, báo cáo,... của công ty, nhằm hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống.
Thực chất, khái niệm văn phòng điện tử là một hệ thống giúp con người thao tác các công việc văn phòng thông qua máy tính, phần mềm có kết nối Internet. Chỉ với những bước đơn giản, một hệ thống “văn phòng điện tử” đã nhanh chóng được lập trình dành cho người dùng.
Tùy vào mô hình doanh nghiệp, loại hình này có thể gồm nhiều thành phần khác nhau, bởi các công việc văn phòng rất đa dạng. Văn phòng điện tử trước khi đi vào sử dụng sẽ được lập trình và thiết kế để đáp ứng mọi tiện ích và hoạt động có hiệu quả.
Văn phòng điện tử có những loại nào?
Để đáp ứng các nhu cầu về cách thức vận hành, cách bố trí không gian văn phòng, mô hình văn phòng điện tử được lập trình và thiết kế với đa dạng các loại hình:
Lý do khiến văn phòng điện tử được áp dụng phổ biến tại không chỉ các doanh nghiệp Việt Nam mà ở nhiều nơi trên thế giới là nhờ những lợi ích phần mềm này mang lại.
Tạo môi trường làm việc hiện đại
Thay vì hàng ngày làm việc với những chồng tài liệu, sổ sách như văn phòng truyền thống cũ, văn phòng điện tử sẽ tạo ra một môi trường làm việc được “số hóa” – nơi tất cả các thông tin, tài liệu được lưu trữ và mọi công việc đều được thực hiện thông qua phương tiện điện tử.
Việc sử dụng phần mềm cũng giúp công việc được xử lý nhanh chóng và thuận tiện hơn chỉ với một vài thao tác đơn giản. Người dùng cũng có thể trao đổi, thảo luận dễ dàng hơn thông qua phần mềm mà không cần phải trực tiếp tham gia một cuộc họp hay di chuyển qua lại nhiều nơi.
Tạo nên hệ thống quản lý chặt chẽ
Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các lãnh đạo có thể quản lý nhân viên sát sao hơn đồng thời phân công công việc minh bạch, rõ ràng tại bất kỳ thời điểm, vị trí nào. Các nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng quản lý, tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin đã được lưu trữ trong phần mềm mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp, bởi toàn bộ dữ liệu đều đã được đồng bộ hóa và chọn lọc để tránh bị trùng lặp.
Phần mềm văn phòng điện tử cũng có tính bảo mật cao. Do đó, vấn đề liên quan đến rò rỉ thông tin trên hệ thống hầu như là không xảy ra, giúp hạn chế những nỗi lo của người dùng.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Các văn phòng truyền thống thông thường sẽ phải mất một khoản chi phí không nhỏ để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, công cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, vận chuyển,... Tuy nhiên với văn phòng điện tử, các công việc, nghiệp vụ đều được giải quyết nhanh chóng trên nền tảng công nghệ thông tin. Điều này giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cũng như bớt thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
Tăng năng suất lao động
Sử dụng văn phòng điện tử giúp các lãnh đạo và nhân viên có thể xử lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả, đồng thời thúc đẩy nhân lực tối ưu năng suất lao động.
Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa”
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng giải pháp hiện đại như văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” một cách toàn diện.
Sở hữu nhiều lợi ích như vậy song nhược điểm của văn phòng điện tử là khó tránh khỏi. Bởi văn phòng điện tử cho phép làm việc từ xa và bất kỳ lúc nào nên người dùng có thể sẽ bị phụ thuộc vào Internet, không có sự giao tiếp giữa người với người trong văn phòng.
So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
Sau khi hiểu được khái niệm văn phòng điện tử là gì, người dùng có thể dễ dàng thấy được sự khác biệt so với văn phòng truyền thống. Văn phòng truyền thống là mô hình mang tính sở hữu, quản lý của doanh nghiệp. Thiết kế nội thất đơn giản, không gian làm việc được phân chia rõ ràng, tổng thể văn phòng ít có tính sáng tạo và ít sử dụng các thiết bị công nghệ.
Làm thế nào để xây dựng một văn phòng điện tử?
Tùy theo quy mô từng doanh nghiệp, văn phòng điện tử sẽ được xây dựng, thiết kế theo những cách khác nhau. Các hoạt động của văn phòng thường khá đa dạng như các vấn đề liên quan tới nhân sự, văn bản, quản lý công việc, cho tới các nghiệp vụ khác. Những hoạt động này đều được lập trình thành các module (phân hệ chức năng), giúp người dùng văn phòng điện tử một cách hiệu quả và thông minh nhất.
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng cho phép các thao tác văn phòng được điện tử hóa. Tại Việt Nam cũng có một số đơn vị tạo ra các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể xây dựng một văn phòng điện tử theo ý muốn.
Phần mềm văn phòng điện tử có đắt không?
Các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp đều có dịch vụ cung cấp phần mềm điện tử văn phòng. Người dùng sẽ không phải lắp đặt bất cứ thiết bị máy móc gì, chỉ cần trả phí để duy trì quyền sử dụng ngay trên chính chiếc smartphone hoặc máy tính sử dụng hàng ngày. Mọi thông tin, dữ liệu mà người dùng cần đều được quy chuẩn hóa trong một hệ thống.
Với các cá nhân muốn dùng thử, phần mềm văn phòng điện tử có rất nhiều các phiên bản dùng thử miễn phí. Các doanh nghiệp sẽ tùy vào quy mô mà đơn vị phải chi trả. Tuy mất phí song những lợi ích mà phần mềm này mang lại đều xứng đáng, từ việc nâng cao năng suất, hiệu quả công việc cho tới cắt giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, văn phòng điện tử xuất hiện như một công cụ tất yếu phục vụ cho con người, giúp quá trình làm việc được tối ưu và hiệu quả hơn. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp Quý khách hàng giải đáp thắc mắc về phần mềm văn phòng điện tử là gì và lợi ích của văn phòng điện tử.
E-office là gì?
E-office là gì? E-office hay văn phòng điện tử là mô hình áp dụng công nghệ hiện đại mang đầy đủ những phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, tài liệu, văn bản, báo cáo,... của công ty, nhằm hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống.
Thực chất, khái niệm văn phòng điện tử là một hệ thống giúp con người thao tác các công việc văn phòng thông qua máy tính, phần mềm có kết nối Internet. Chỉ với những bước đơn giản, một hệ thống “văn phòng điện tử” đã nhanh chóng được lập trình dành cho người dùng.
Tùy vào mô hình doanh nghiệp, loại hình này có thể gồm nhiều thành phần khác nhau, bởi các công việc văn phòng rất đa dạng. Văn phòng điện tử trước khi đi vào sử dụng sẽ được lập trình và thiết kế để đáp ứng mọi tiện ích và hoạt động có hiệu quả.
Văn phòng điện tử có những loại nào?
Để đáp ứng các nhu cầu về cách thức vận hành, cách bố trí không gian văn phòng, mô hình văn phòng điện tử được lập trình và thiết kế với đa dạng các loại hình:
- Văn phòng ảo
- Văn phòng xanh
- Văn phòng đa chức năng
- Văn phòng mở
- Văn phòng trọn gói
- Văn phòng chia sẻ
Lý do khiến văn phòng điện tử được áp dụng phổ biến tại không chỉ các doanh nghiệp Việt Nam mà ở nhiều nơi trên thế giới là nhờ những lợi ích phần mềm này mang lại.
Tạo môi trường làm việc hiện đại
Thay vì hàng ngày làm việc với những chồng tài liệu, sổ sách như văn phòng truyền thống cũ, văn phòng điện tử sẽ tạo ra một môi trường làm việc được “số hóa” – nơi tất cả các thông tin, tài liệu được lưu trữ và mọi công việc đều được thực hiện thông qua phương tiện điện tử.
Việc sử dụng phần mềm cũng giúp công việc được xử lý nhanh chóng và thuận tiện hơn chỉ với một vài thao tác đơn giản. Người dùng cũng có thể trao đổi, thảo luận dễ dàng hơn thông qua phần mềm mà không cần phải trực tiếp tham gia một cuộc họp hay di chuyển qua lại nhiều nơi.
Tạo nên hệ thống quản lý chặt chẽ
Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các lãnh đạo có thể quản lý nhân viên sát sao hơn đồng thời phân công công việc minh bạch, rõ ràng tại bất kỳ thời điểm, vị trí nào. Các nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng quản lý, tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin đã được lưu trữ trong phần mềm mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp, bởi toàn bộ dữ liệu đều đã được đồng bộ hóa và chọn lọc để tránh bị trùng lặp.
Phần mềm văn phòng điện tử cũng có tính bảo mật cao. Do đó, vấn đề liên quan đến rò rỉ thông tin trên hệ thống hầu như là không xảy ra, giúp hạn chế những nỗi lo của người dùng.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Các văn phòng truyền thống thông thường sẽ phải mất một khoản chi phí không nhỏ để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, công cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, vận chuyển,... Tuy nhiên với văn phòng điện tử, các công việc, nghiệp vụ đều được giải quyết nhanh chóng trên nền tảng công nghệ thông tin. Điều này giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cũng như bớt thời gian xử lý công việc, tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
Tăng năng suất lao động
Sử dụng văn phòng điện tử giúp các lãnh đạo và nhân viên có thể xử lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp, hiệu quả, đồng thời thúc đẩy nhân lực tối ưu năng suất lao động.
Thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa”
Trong bối cảnh công nghệ 4.0 diễn ra sôi nổi trên mọi lĩnh vực, việc ứng dụng giải pháp hiện đại như văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” một cách toàn diện.
Sở hữu nhiều lợi ích như vậy song nhược điểm của văn phòng điện tử là khó tránh khỏi. Bởi văn phòng điện tử cho phép làm việc từ xa và bất kỳ lúc nào nên người dùng có thể sẽ bị phụ thuộc vào Internet, không có sự giao tiếp giữa người với người trong văn phòng.
So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
Sau khi hiểu được khái niệm văn phòng điện tử là gì, người dùng có thể dễ dàng thấy được sự khác biệt so với văn phòng truyền thống. Văn phòng truyền thống là mô hình mang tính sở hữu, quản lý của doanh nghiệp. Thiết kế nội thất đơn giản, không gian làm việc được phân chia rõ ràng, tổng thể văn phòng ít có tính sáng tạo và ít sử dụng các thiết bị công nghệ.
Làm thế nào để xây dựng một văn phòng điện tử?
Tùy theo quy mô từng doanh nghiệp, văn phòng điện tử sẽ được xây dựng, thiết kế theo những cách khác nhau. Các hoạt động của văn phòng thường khá đa dạng như các vấn đề liên quan tới nhân sự, văn bản, quản lý công việc, cho tới các nghiệp vụ khác. Những hoạt động này đều được lập trình thành các module (phân hệ chức năng), giúp người dùng văn phòng điện tử một cách hiệu quả và thông minh nhất.
Hiện nay có rất nhiều ứng dụng cho phép các thao tác văn phòng được điện tử hóa. Tại Việt Nam cũng có một số đơn vị tạo ra các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng điện tử. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể xây dựng một văn phòng điện tử theo ý muốn.
Phần mềm văn phòng điện tử có đắt không?
Các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp đều có dịch vụ cung cấp phần mềm điện tử văn phòng. Người dùng sẽ không phải lắp đặt bất cứ thiết bị máy móc gì, chỉ cần trả phí để duy trì quyền sử dụng ngay trên chính chiếc smartphone hoặc máy tính sử dụng hàng ngày. Mọi thông tin, dữ liệu mà người dùng cần đều được quy chuẩn hóa trong một hệ thống.
Với các cá nhân muốn dùng thử, phần mềm văn phòng điện tử có rất nhiều các phiên bản dùng thử miễn phí. Các doanh nghiệp sẽ tùy vào quy mô mà đơn vị phải chi trả. Tuy mất phí song những lợi ích mà phần mềm này mang lại đều xứng đáng, từ việc nâng cao năng suất, hiệu quả công việc cho tới cắt giảm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, văn phòng điện tử xuất hiện như một công cụ tất yếu phục vụ cho con người, giúp quá trình làm việc được tối ưu và hiệu quả hơn. Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp Quý khách hàng giải đáp thắc mắc về phần mềm văn phòng điện tử là gì và lợi ích của văn phòng điện tử.
