Tư vấn Một số lưu ý khi lựa chọn thuê Phòng tổ chức hội thảo sự kiện

Những buổi hội thảo, sự kiện đang dần dần là một những hình thức marketing không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Do đó, để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện, thành công đang là một trong những vấn đề quan tâm nhất của các đơn vị. Vậy bạn đã tự tin mình là một người dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực này chưa? Nếu bạn còn đang gặp khó khăn thì hãy cùng Thoáng Việt tìm hiểu ngay về những kinh nghiệm chọn Phòng tổ chức hội thảo sự kiện uy tín chất lượng nhé!

Địa điểm, diện tích và không gian phòng hội thảo





Việc tìm kiếm tới một địa điểm nào đó có thể gây khó khăn cho nhiều người. Nhất là doanh nghiệp ban tổ chức hội thảo. Phòng tổ chức hội thảo sự kiện quá khó tìm sẽ khiến cho các khách mời của bạn sẽ cảm thấy khó chịu. Vậy nên trong việc tìm địa điểm bạn phải đảm bảo địa điểm đó dễ tìm, đi lại thuận tiện, ngoài ra vấn đề an ninh cũng rất quan trọng.

Về không gian, phòng hội thảo cần phải có không gian phù hợp để tạo ra không khí hài hòa gần gũi với khách mời của bạn tạo cho mọi người cảm giác thoải mái hòa nhập với sự kiện và thúc đẩy sự kiện có một thành công tốt đẹp.

Dựa vào tính chất của sự kiện bạn có thể lựa chọn phòng hội thảo có diện tích phù hợp không nên thuê diện tích quá rộng và cũng đừng nhỏ quá sẽ tạo cho khách mời của bạn có cảm giác không thoải mái (trung bình diện tích có thể từ 1m2-4m2/khách mời).

Kết cấu phòng hội thảo
Để có một buổi hội thảo thành công cách setup phòng rất quan trọng tùy vào số lượng khách mời bạn có thể lựa chọn cách sắp xếp sao cho phù hợp nhất.






Với những hội thảo hay sự kiện lớn trang trọng bạn có thể lựa chọn phòng setup theo mô hình lớn như Boardroom, Hollow square để tạo không gian chuyên nghiệp. Với những hội thảo có quy mô nhỏ thì bạn nên thuê phòng tạo ra cho mọi người cảm giác gần gũi và thân mật, bạn có thể thiết kế theo hình chữ U hoặc mô lớp học.

Trang thiết bị phòng hội thảo
Phòng tổ chức hội thảo sự kiện của bạn cần phải đầy đủ trang thiết bị như đèn chiếu sáng, màn chiếu, thiết bị điều hòa và âm thanh.

Cái mà bạn cần quan tâm nhất đó là về màn chiếu và âm thanh nó là 2 thiết bị sẽ được bạn sử dụng trong suốt cuộc hội thảo.

Về vấn đề ánh sáng, các bóng đèn cần phải phân bố hợp lý tránh tình trạng chỗ thì sáng quá còn chỗ thì tối quá, bạn cần tránh sử dụng đèn có độ sáng thấp và không có chụp đèn. Bên cạnh vấn đề ánh sáng thì âm thanh cần phải được điều chỉnh vừa phải để mọi người đều có thể nghe rõ những gì bạn nói.






Để phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin tất nhiên trong phòng không thể thiếu wifi để truy cập internet, bạn nên chuẩn bị wifi có thể truy cập internet với tốc độ cao để tránh làm gián đoạn hay tạo cảm giác khó chịu cho người sử dụng.

Trong những cuộc hội thảo quan trọng bạn có thể lựa chọn những dịch vụ trọn gói như ăn trưa, nghỉ ngơi, hoa tươi và quà tặng chúc mừng trang trí phòng hội thảo, mời những MC hay ca sĩ làm nhân sự tổ chức sự kiện để tạo sức thu hút từ phía khách mời. Như vậy, sự kiện của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn và sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cũng như

Nếu bạn vẫn chưa tìm được cho mình một Phòng tổ chức hội thảo sự kiện thì hãy liên hệ ngay với Thoáng Việt – chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng tổ chức hội thảo uy tín hàng đầu. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê phòng tổ chức sự kiện, Thoáng Việt sẽ mang đến những dịch vụ tuyệt vời nhất cho bạn. Mọi thắc mắc về dịch vụ, vui lòng truy cập vào website: https://nhahangthoangviet.vn để được tư vấn nhé!