Kinh nghiệm luôn là điều quý giá mà chúng ta chỉ có được sau khi đã trải nghiệm thực tế. Bởi vậy, sau mỗi sự kiện vừa diễn ra, việc ban tổ chức sự kiện ngồi lại và cùng nhau rút ra kinh nghiệm sau chương trình là việc rất quan trọng.
>>>> xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương,cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lân sư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tết thiếu nhi
Họp rút kinh nghiệm
Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm. Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình Ban tổ chức sự kiện chỉ ra được những thiếu sót, những sai lầm mà chương trình mắc phải và từ đó đúc kết được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác.
Đánh giá tổ chức sự kiện nên được thực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ, hơn nữa vấn đề không còn "nóng" khiến những người tổ chức và tham gia không còn hứng thú hoặc không nhớ để nói về nó.
Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi chương trình kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trước. Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong ekíp cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết.
Các tiêu chí khi họp rút kinh nghiệm
Thu thập phản hồi từ khách hàng
Một cách tốt nhận được phản hồi là thông qua bản thông tin phản hồi dưới dạng câu hỏi. Bản câu hỏi không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi vì quá nhiều sẽ tạo cảm giác làm phiền người được khảo sát. Chỉ hỏi những câu hỏi liên quan và phục vụ mật thiết nhất cho nhu cầu đánh giá sau sự kiện.
Tuy nhiên tâm lý chung của người tham dự là làm biếng không muốn điền vào các bản khảo sát một cách tự nguyện, nhất là ở những sự kiện đông người tham dự và không khí khá xô bồ. Để chắc chắn rằng khách hàng của bạn cung cấp cho bạn thông tin phản hồi, có thể đính kèm vé, xem việc điền đầy đủ vào nó như một phần "thủ tục" để nhận quà trước khi ra về hay để bốc thăm trúng thưởng một thứ gì đó.
Thăm dò ý kiến của khách hàng/cấp trên/nhà tài trợ
Mức độ hài lòng của khách hàng/cấp trên rất quan trọng. Có thể ở góc độ người tổ chức, chúng ta nhìn thấy một sự kiện đông người dự, diễn ra trơn tru suôn sẻ là một sự kiện thành công. Tuy nhiên, dưới góc độ người quản lý, người "đặt hàng", họ sẽ cho chúng ta những nhận xét rất khách quan.
Họp ngay sau sự kiện
Tốt nhất nên tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong nhóm thực hiện sự kiện đó để cùng đánh giá. Cuộc họp có thể diễn ra chóng vánh trong vòng 10, 15 phút ngay sau khi khách khứa đã ra về, hoặc cũng có thể diễn ra trong không khí thoải mái ở buổi tiệc hậu sự kiện. Mọi người có thể thẳng thắn đưa ra các nhìn nhận, góp ý về công tác tổ chức, vừa giúp cả nhóm cùng rút kinh nghiệm cho việc tổ chức sự kiện lần sau, vừa giúp người quản lý sự kiện đó ghi chép và lưu lại để làm báo cáo. Sau đó sẽ gửi báo cáo cho tất cả những người có liên quan để cùng nhìn nhận về mức độ thành công của sự kiện và có hướng đi phù hợp nhất cho sự kiện lần sau.
Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiện với những tiêu chí cần thiết
Bảng tổng kết này thường phải bao gồm các tiêu chí từ bước lên kế hoạch cho đến bước hậu sự kiện. Chúng ta có thể đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 hoặc "Tốt, trung bình, tệ", bên cạnh đó đưa ra các nhận xét mang tính định tính.
Các tiêu chí có thể là: kế hoạch, địa điểm, truyền thông, trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự, tiết mục, công việc sau chương trình...
Họp bàn tổng kết và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện là việc làm rất quan trọng bởi đó là chìa khóa cho sự thành công của những chương trình sau. Cần thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác để có được giải pháp tối ưu cho những lần tổ chức tiếp theo.
>>>> xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện, công ty tổ chức lễ khai trương,cho thuê bàn ghế hội nghị, cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện , cho thuê pg model, cho thuê đoàn lân sư rồng, bán cổng hơi giá rẻ , công ty tổ chức tết thiếu nhi
Họp rút kinh nghiệm
Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm. Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình Ban tổ chức sự kiện chỉ ra được những thiếu sót, những sai lầm mà chương trình mắc phải và từ đó đúc kết được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần được thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác.
Đánh giá tổ chức sự kiện nên được thực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ, hơn nữa vấn đề không còn "nóng" khiến những người tổ chức và tham gia không còn hứng thú hoặc không nhớ để nói về nó.
Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi chương trình kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trước. Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong ekíp cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết.
Các tiêu chí khi họp rút kinh nghiệm
Thu thập phản hồi từ khách hàng
Một cách tốt nhận được phản hồi là thông qua bản thông tin phản hồi dưới dạng câu hỏi. Bản câu hỏi không nên có nhiều hơn 10 câu hỏi vì quá nhiều sẽ tạo cảm giác làm phiền người được khảo sát. Chỉ hỏi những câu hỏi liên quan và phục vụ mật thiết nhất cho nhu cầu đánh giá sau sự kiện.
Tuy nhiên tâm lý chung của người tham dự là làm biếng không muốn điền vào các bản khảo sát một cách tự nguyện, nhất là ở những sự kiện đông người tham dự và không khí khá xô bồ. Để chắc chắn rằng khách hàng của bạn cung cấp cho bạn thông tin phản hồi, có thể đính kèm vé, xem việc điền đầy đủ vào nó như một phần "thủ tục" để nhận quà trước khi ra về hay để bốc thăm trúng thưởng một thứ gì đó.
Thăm dò ý kiến của khách hàng/cấp trên/nhà tài trợ
Mức độ hài lòng của khách hàng/cấp trên rất quan trọng. Có thể ở góc độ người tổ chức, chúng ta nhìn thấy một sự kiện đông người dự, diễn ra trơn tru suôn sẻ là một sự kiện thành công. Tuy nhiên, dưới góc độ người quản lý, người "đặt hàng", họ sẽ cho chúng ta những nhận xét rất khách quan.
Họp ngay sau sự kiện
Tốt nhất nên tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong nhóm thực hiện sự kiện đó để cùng đánh giá. Cuộc họp có thể diễn ra chóng vánh trong vòng 10, 15 phút ngay sau khi khách khứa đã ra về, hoặc cũng có thể diễn ra trong không khí thoải mái ở buổi tiệc hậu sự kiện. Mọi người có thể thẳng thắn đưa ra các nhìn nhận, góp ý về công tác tổ chức, vừa giúp cả nhóm cùng rút kinh nghiệm cho việc tổ chức sự kiện lần sau, vừa giúp người quản lý sự kiện đó ghi chép và lưu lại để làm báo cáo. Sau đó sẽ gửi báo cáo cho tất cả những người có liên quan để cùng nhìn nhận về mức độ thành công của sự kiện và có hướng đi phù hợp nhất cho sự kiện lần sau.
Lập bảng tổng kết đánh giá sự kiện với những tiêu chí cần thiết
Bảng tổng kết này thường phải bao gồm các tiêu chí từ bước lên kế hoạch cho đến bước hậu sự kiện. Chúng ta có thể đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 hoặc "Tốt, trung bình, tệ", bên cạnh đó đưa ra các nhận xét mang tính định tính.
Các tiêu chí có thể là: kế hoạch, địa điểm, truyền thông, trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự, tiết mục, công việc sau chương trình...
Họp bàn tổng kết và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện là việc làm rất quan trọng bởi đó là chìa khóa cho sự thành công của những chương trình sau. Cần thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác để có được giải pháp tối ưu cho những lần tổ chức tiếp theo.
