Thư ký hiện nay là ngành nghề không còn quá xa lạ gì với đại đa số chúng ta khi được các bạn sinh viên lựa chọn, với mức lương ổn định cùng với yêu cầu đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, sự nhanh nhẹn và cả sự sáng tạo nữa thì rất phù hợp với những bạn nào nào thích làm trong môi trường năng động. Là chiếc cầu nối giữa khách hàng với công ty doanh nghiệp, thì thư ký là người sắp xếp thời gian, lịch gặp mặt với khách hàng , họp và tất cả các công việc liên quan đến giấy tờ quan trọng khác nữa. Bây giờ mình sẽ bắt đầu nhá.
1.Thư ký là gì?
Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay, chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, khiến thư ký trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.
2.Những công việc hằng ngày của thư ký?
2.1. Sắp xếp lịch ở thời gian và lịch làm việc ở cơ quan
+Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
+Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
+Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
+Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản. hoc ke toan
2.2 Tiếp nhận và xử lý thông tin
+Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.
+Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
+Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
+Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
+Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
2.3. Đón tiếp khách hàng
+Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
+Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.
+Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
+Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.
2.4. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
+Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
+Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
+Đặt vé phương tiện giao thông
+Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
+Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
+Tạm ứng và quyết toán chi phí.
3.Những kỹ năng cần thiết của thư ký?
+Thư ký phải có kỹ năng chuyên môn cao
+Kỹ năng gaio tiếp
+Kỹ năng vi tính, tin học
+Kỹ năng sắp xép lịch trình công việc
+Am hiểu về nhiều mảng kiến thưc khác nhau và xư lí tốt công việc
+Kỹ năng quản lí
+Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc
4.Những phẩm chất quan trọng của thư ký
Phẩm chất của thư ký văn phòng
Người làm nghề thư ký văn phòng khi tuyển dụng thường đòi hỏi rất cao. Bên cạnh các kỹ năng cần thiết như: tin học văn phòng, ngoại ngữ, khả năng giao tiếp…thì đòi hỏi thư ký văn phòng cần có những phẩm chất nghề nghiệp.
Bởi họ là người đóng vai trò quan trọng đối với giám đốc của công ty. Dưới đây là các phẩm chất của thư ký văn phòng:
Tạo được sự tin cậy
Niềm tin luôn là yếu tố đầu tiên trong công việc. Làm thư ký văn phòng luôn tiếp xúc, gặp gỡ các đối tác quan trọng của công ty. Và luôn có các buổi gặp gỡ đàm phán hợp đồng giữa các đối tác nên thư ký cần tạo được niềm tin đối với sếp, đối với đối tác để có hiệu quả cao trong công việc.
Ý thức trách nhiệm công việc
Giám đốc luôn là người bận rộn nên thường không có thời gian quán xuyến hay sát sao công việc của thư ký. Vì vậy, là nhân viên thư ký bạn nên có ý thức chủ động trong các công việc như: lên kế hoạch buổi họp, soạn văn bản, chuẩn bị tài liệu cho buổi họp….
Tự tạo động lực, tự giác trong công việc
Để thành công với nghề thư ký văn phòng thì trong công việc bạn cần nhanh chóng hoàn thiện công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt, trong thời gian sếp đi vắng thì thư ký cần giải quyết tốt mọi giấy tờ một cách ổn thỏa.
Làm việc độc lập hiệu quả
Ngoài những kỹ năng mà thư ký cần có thì cần có sự chủ động, làm việc độc lập hiệu quả. Đây được xem như phẩm chất “vàng” nên có ở một thư ký. Không phải lúc nào sếp cũng có mặt ở công ty để giao các công việc mà bạn cần liên hệ và đảm bảo tiến độ công việc.
Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ
Phẩm chất trung thực và tỉ mỉ là phẩm chất quan trọng cần có ở mỗi ngành nghề. Trong đó, nghề thư ký là rất cần thiết. Bởi ở một vị trí thường xuyên tiếp xúc với công văn, giấy tờ, hợp đồng quan trọng của công ty nên bạn cần tỏ rõ sự trung thực luôn được giám đốc tin cậy.
5.Mức lương của thư ký
Lương vị trí Thư ký Giám đốc phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, nhưng tính chất chung công việc đòi hỏi sự khắt khe và yêu cầu cao nên mức lương của Thư ký Giám đốc được đánh giá ở mức khá ổn định. Mức lương trung bình từ 12 triệu/tháng. Mức lương phổ biến từ 9 triệu đến 16 triệu/tháng.
6.Tổng kết
Vậy là mình đã tổng kết nhưng gì cần thiết nhất về ngành thư ký cho các bạn rồi, nếu các bạn có hứng thú muốn hiểu sâu hơn về ngành hay muốn học để đi làm thư ký, thì đừng ngừng ngại mà tham khảo khóa học thư ký nhá.
Và học thư ký ở đâu? Hiện nay TRUNG TÂM GEC là một trong những trung tâm đi đầu về đào tạo nghiệp vụ thư ký với đội ngũ giáo viên tuyệt vời nhiều năm kinh nghiệm thì bạn không cần phải lo lắng với những kiến thức bạn sắp học. Mình đảm bảo với bạn sau khi học xong bạn sẽ có đủ sự tự tin để đi xin việc đấy ạ.
Cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn thành công.
