Các Bước Để Tổ Chức Họp Báo Thành Công

xuongquangcaolivina

Thành viên mới
1/12/16
1,057
0
36
VND
Các bước để tổ chức họp báo thành công

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và công đồng. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người và xuất hiện liên tục trên truyền hình, báo chí. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ. Nhiều nhà quản lý đã rất lo lắng khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Dù cho công ty bạn đã thuê công ty PR chuyên tổ chức họp báo, thì bạn vẫn phải tự trang bị cho mình những kiến thức cho buổi họp báo trở nên lôi cuốn giới truyền thông đến tham dự.

Để buổi họp báo diễn ra suôn sẻ, bạn cần nắm 7 bước cơ bản như sau:

xhg1504838958.jpg


1. Chuẩn bị nội dung họp báo

Phần nội dung chính là quan trọng nhất, bởi vì nội dung phải kỹ lưỡng thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn. Hơn nữa nếu bạn mời các tờ báo có uy tín thì họ sẵn sàng cử người đến tham dự buổi lễ.

Cuộc họp báo nhằm mục tiêu chính là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Thông tin chính là yếu tố quan trọng nhất của buổi họp báo. Bởi vậy,đơn vị phải chắc chắn những thông tin được cung cấp trong phần giới thiệu hoàn toàn xác đáng nhất. Hãy thử tưởng tượng xem, nếu bạn mời được rất ít nhà báo đến tham dự, hoặc thậm chí là không ai đến thì đảm bảo phần nội dung bạn đề cập không hề gây được sự hứng thú hay quan tâm.

Trước khi buổi họp báo được diễn ra, hãy cố gắng thăm dò được thái độ về nội dung chính của sự kiện từ phía cánh phóng viên. Ví dụ như, bạn liên hệ qua điện thoại với một số đài truyền hình hay hãng báo nào đó và chỉ nhận được sự đáp trả là những tiếng ậm ừ hứa qua loa như: “Bên tôi sẽ cử phóng viên đến viết bài đưa tin…” thì bạn thực sự cần xem lại nội dung sự kiện.

dgo1504838958.jpg


2. Địa điểm tổ chức họp báo

Tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo các yếu tổ không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh…Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng trang trí lịch sự, không phô trương.

Một số công ty vì muốn chơi trội đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, ban nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn nganh, không có bục đứng tác nghiepj cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe…tiếng gió.

3. Mời khách

wqk1504838958.jpg


Đối tượng tham dự tại các buổi họp báo thường là các nhà báo, đài truyền hình, phóng viên, các đơn vị công ty sự kiện, công ty truyền thông, công ty quảng cáo, đại diện từ phía chính quyền,...Càng nhiều các khách mời tham dự, càng thể hiện quy mô và tính chất quan trọng của chương trình họp báo được tổ chức.

Để có một nội dung thật chắc và đáng tin cậy đến khách hàng mục tiêu của mình, các nhà báo, phóng viên, nhân sự truyền hình,...luôn phải thảo luận, suy nghĩ những câu hỏi hay nhất để làm khó ban tổ chức nhằm tìm ra câu hỏi hay nhất, hài lòng nhất để gửi gấm trên các phương tiện đại chúng của mình, nhằm giúp mang lại thông tin nóng nhất đối với bạn đọc.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

Đối với các chương trình họp báo được tổ chức, trong kế hoạch dàn dựng luôn có tiết mục phỏng vấn và trả lời phỏng vấn để nhằm tương tác giữa đơn vị tổ chức họp báo và giới truyền thông tham dự. Thông qua các câu phỏng vấn đối với đại biểu chương trình, buổi họp báo sẽ khai thác toàn diện các khía cạnh để hoàn thiện nội dung gửi gấm đến khách hàng mục tiêu, giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng và thông tin cụ thể từ buổi họp báo có được.

pbu1504838958.jpg


Họp báo ra mắt dòng sản phẩm mới là chương trình họp báo được tổ chức thường xuyên nhất như một giải pháp nhằm PR các thương hiệu, sản phẩm mới nhất đến với khách hàng là đối tượng mua hàng mà ban tổ chức nhắm đến. Thông qua họp báo, thông qua giới truyền thông, các thương hiệu và sản phẩm mới này sẽ đến với khách hàng mục tiêu nhanh hơn, hiệu quả hơn bất cứ cách thức nào hết.

Đa phần các chương trình họp báo phim ảnh thường có sự xuất hiện của những người nổi tiếng, hoặc đang gây sốt trong giới showbit nhằm góp phần mang lại hiệu ứng linh hoạt hơn, thu hút hơn cho nội dung chương trình họp báo đối với các đơn vị truyền thông và một bộ phận lớn khách hàng tham dự chương trình. Cũng như các chương trình sự kiện khác, trước và sau các chương trình họp báo luôn có các tiết mục chụp hình lưu niệm của người tham dự cùng ban tổ chức để nhằm đánh dấu lại buổi họp báo được thực hiện và kết nối mối quan hệ giao lưu giữa đơn vị là ban tổ chức và các báo giới tham dự trong xuyên suốt chương trình.

5. Thảo luận với Mc và người diễn thuyết

wqk1504838958.jpg


Khi lựa chọn Mc người dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin. MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.

6. Diễn tập trước

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, đó là sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách mời tham dự.

7. Buổi họp báo bắt đầu

Kịch bản chương trình như sau:

- Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).

- Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.

- Các bài thuyết trình về sản phẩm.

- Mong muốn nhân được sự hổ trợ truyền thông từ báo chí

- Giải đáp thắc mắc cho phóng viên

- Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có)



SUKIENVTV.COM

Email: 7777@sukienvtv.com

Tel: 09322.00029
 
Người đăng Tin liên quan Chuyên mục Trả lời Thời gian
onusplatform Các bước để sở hữu ADA Cardano Các dịch vụ khác 0
onusplatform Các bước để sở hữu ADA Cardano Các dịch vụ khác 0
Vagabonds agency Tư vấn Hướng dẫn chi tiết các bước để tăng tương tác trên nền tảng facebook Các dịch vụ khác 0
vcoin2016 Hướng dẫn tạo tài khoản Pi Network và những bước cơ bản nhất để các bạn có thể sử dụng Pi 2022 Các dịch vụ khác 0
phuonggngoc Các bước để chọn mực in mã vạch phù hợp với máy in Điện Tử-Điện Lạnh-Gia Dụng 0
hoathanhthien Cần bán Các bước đơn giản để hoàn thành lớp trang điểm mắt cơ bản hoàn mỹ Nước hoa - Mỹ phẩm 0
T Các bước cơ bản để đạt chứng chỉ ISO / IEC 27001 Các dịch vụ khác 0
bomcongnghiep12 Các bước để sử dụng máy bơm công nghiệp hiệu quả cao Các dịch vụ khác 0
K Tư vấn Các bước cơ bản để bảo dưỡng máy giặt Điện Tử-Điện Lạnh-Gia Dụng 0
A Các bước tạo nên một bức tranh phong cảnh quê hương cho một “kiệt tác” để đời Các dịch vụ khác 0
T Các bước giúp mọi người có thể làm để giữ ngôi nhà luôn sạch sẽ Các dịch vụ khác 0
S Cần bán Các bước tự bảo dưỡng máy lọc nước kangaroo để máy chạy bền bỉ Điện Tử-Điện Lạnh-Gia Dụng 0
C Các bước để trở thành đầu bếp chuyên nghiệp Các dịch vụ khác 0
V Tư vấn Chứng chỉ DriveWorks bước khởi đầu để tham gia các dự án tự động hóa Các dịch vụ khác 0
T Tư vấn Các bước để sở hữu một thiết kế cửa hàng túi xách hiện đại nhất Nội Thất - Xây Dựng 0