Tất cả các doanh nghiệp (DN) đều phải có hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống xử lý dữ liệu cung cấp thông tin cho người dùng để lên kế hoạch, quản lý và vận hành kinh doanh
Ban giám đốc chịu trách nhiệm về sự lãnh đạo chính thức của tổ chức trong quá trình lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
Bạn sẽ bắt đầu nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp bằng cách xem xét cấu trúc tổng thể của kế toán. Xin lưu ý rằng sự hiểu biết thực sự về kế toán không dễ dàng đến được. Nếu bạn kiên trì, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ khám phá của mình về hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp. Kiến thức này rất có giá trị để đạt được thành công trong kinh doanh.
Định nghĩa trọn vẹn về hệ thống thông tin kế toán
Hãy bắt đầu với một định nghĩa chính thức hơn về kế toán: Kế toán là một tập hợp các khái niệm và kỹ thuật được sử dụng để đo lường và báo cáo thông tin tài chính về một đơn vị kinh tế. Đơn vị kinh tế thường được coi là một doanh nghiệp riêng biệt. Thông tin được báo cáo cho nhiều loại bên quan tâm khác nhau. Những người này bao gồm người quản lý doanh nghiệp, chủ sở hữu, chủ nợ, chính phủ, nhà phân tích tài. Bằng cách này hay cách khác, những người sử dụng thông tin kế toán này có xu hướng quan tâm đến lợi ích của chính họ trong đơn vị.
Các nhà quản lý doanh nghiệp cần thông tin kế toán để đưa ra các quyết định lãnh đạo đúng đắn. Chủ sở hữu và nhà đầu tư hy vọng lợi nhuận mà cuối cùng có thể dẫn đến việc phân phối từ doanh nghiệp (ví dụ: “cổ tức”). Các chủ nợ luôn quan tâm đến khả năng hoàn trả các nghĩa vụ của đơn vị. Chính phủ cần thông tin để đánh thuế và điều tiết. Các nhà phân tích sử dụng dữ liệu kế toán để hình thành ý kiến mà họ đưa ra các khuyến nghị đầu tư. Nhân viên muốn làm việc cho các công ty thành công để phát triển sự nghiệp cá nhân của họ và họ thường có tiền thưởng hoặc các lựa chọn gắn liền với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin kế toán về các đơn vị cụ thể giúp thỏa mãn nhu cầu của tất cả các bên quan tâm này.
Sự đa dạng của các bên quan tâm dẫn đến sự phân chia hợp lý trong lĩnh vực kế toán. Kế toán tài chính liên quan đến việc báo cáo bên ngoài cho các bên ngoài doanh nghiệp. Ngược lại, kế toán quản trị chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ. Người ta có thể gặp khó khăn khi nhìn thấy sự phân biệt; Rốt cuộc, các sự thật tài chính không được báo cáo sao? Các thông tin sau cung cấp một cái nhìn sâu hơn về sự khác biệt.
Kế toán tài chính
Hãy xem xét rằng kế toán tài chính được nhắm mục tiêu đến nhiều người dùng bên ngoài, không ai trong số họ kiểm soát việc lập báo cáo thực tế hoặc có quyền truy cập vào các chi tiết cơ bản. Khả năng hiểu và tin tưởng của họ đối với các báo cáo phụ thuộc trực tiếp vào việc tiêu chuẩn hóa các nguyên tắc và thông lệ được sử dụng để chuẩn bị báo cáo. Nếu không có tiêu chuẩn hóa như vậy, các báo cáo của các công ty khác nhau có thể khó hiểu và thậm chí khó so sánh hơn.
Tiêu chuẩn hóa bắt nguồn từ một số quy trình và tổ chức được tổ chức tốt. Nỗ lực nhằm thiết lập tính nhất quán trong báo cáo tài chính toàn cầu được thúc đẩy bởi sự gia tăng thương mại và tài chính toàn cầu. Cũng như tiêu chuẩn hóa là cần thiết để cho phép so sánh giữa các công ty riêng lẻ hoạt động trong một nền kinh tế duy nhất, do đó, tiêu chuẩn hóa cũng cần thiết để tạo thuận lợi cho việc đánh giá kinh doanh toàn cầu.
Các báo cáo tài chính được lập theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung do các cơ quan xây dựng tiêu chuẩn ban hành nhằm mục đích chung trong việc định hướng. Điều này có nghĩa là chúng không được chuẩn bị đặc biệt cho chủ sở hữu, chủ nợ hoặc bất kỳ nhóm người dùng cụ thể nào khác. Thay vào đó, chúng nhằm mục đích hữu ích như nhau cho tất cả các nhóm người dùng. Do đó, các nỗ lực được thực hiện để giữ cho chúng không bị thiên vị (trung lập). Các cơ quan thiết lập tiêu chuẩn được hướng dẫn bởi các khái niệm nhằm tạo ra các báo cáo phù hợp và trung thực về mặt đại diện, hữu ích trong các quyết định đầu tư và tín dụng.
Kế toán quản trị
Thông tin kế toán quản lý nhằm phục vụ các nhu cầu cụ thể và đa dạng của quản lý. Các nhà quản lý doanh nghiệp chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh, kiểm soát và ra quyết định. Do đó, họ có thể mong muốn các báo cáo chuyên biệt, ngân sách, dữ liệu chi phí sản phẩm và các chi tiết khác thường không được báo cáo trên cơ sở bên ngoài. Hơn nữa, ban giám đốc có thể quy định các thông số mà thông tin đó sẽ được tích lũy và trình bày.
Báo cáo nội bộ đang được thực hiện hợp lý, nhưng nó không cần tuân theo bất kỳ bộ hướng dẫn bắt buộc cụ thể nào.
Hệ thống thông tin chất lượng
Cả kế toán tài chính và kế toán quản lý đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin mạnh để nắm bắt và tổng hợp dữ liệu giao dịch kinh doanh một cách đáng tin cậy. Công nghệ thông tin đã định hình lại hoàn toàn phần trần tục này của hoạt động kế toán trong hơn 50 năm qua. Thời đại của nhân viên kế toán “mắt xanh” đã được đưa vào biên niên sử của lịch sử. Giờ đây, kế toán là một ngành năng động, ra quyết định hơn là một nhiệm vụ ghi sổ.
Hạn chế cố hữu của hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu kế toán không tuyệt đối hoặc cụ thể. Cần có những đánh giá và ước tính đáng kể để xây dựng các phép đo kế toán cụ thể được báo cáo trong một tháng, quý hoặc năm cụ thể. Ví dụ, lợi nhuận thực tế thu được là bao nhiêu khi một chiếc xe được bán với chế độ bảo hành 3 năm? Sẽ mất ba năm trước khi tất cả các chi phí cuối cùng của thỏa thuận bảo hành được biết. Một cách tiếp cận là đợi ba năm trước khi báo cáo về lãi hoặc lỗ cho giao dịch này. Tuy nhiên, vào thời điểm thông tin có thể được báo cáo một cách chắc chắn, nó sẽ cũ kỹ đến mức mất đi tính hữu ích. Do đó, để trình bày thông tin kịp thời, các ước tính hợp lý thường được áp dụng trong quá trình lập báo cáo tài chính định kỳ.
Ngoài ra, kế toán chưa tiến tới trạng thái có thể định giá được doanh nghiệp. Do đó, nhiều giao dịch và sự kiện được báo cáo dựa trên nguyên tắc giá gốc (ngược lại với giá trị hợp lý). Ví dụ, đất thường được ghi nhận và ghi chép trong sổ sách kế toán theo giá mà nó được mua. Nguyên tắc giá gốc dựa trên khái niệm rằng tốt nhất nên báo cáo các yếu tố nhất định trong báo cáo tài chính với số tiền gắn liền với các giao dịch trong quá khứ khách quan và có thể xác minh được.
Giải pháp thay thế là định giá (và định giá lại) tài sản dựa trên những đánh giá chủ quan về giá trị hiện tại. Những điều chỉnh như vậy là có vấn đề và là chủ đề của nhiều cuộc tranh luận. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay trong việc xây dựng chuẩn mực toàn cầu là tăng cường chấp nhận các trường hợp mà kế toán giá trị hợp lý được coi là có thể chấp nhận được đối với các yếu tố báo cáo tài chính đã chọn.
Cuộc tranh luận đang diễn ra về giá trị hợp lý so với giá gốc thường diễn ra trong bối cảnh có sự cân bằng giữa “mức độ phù hợp” của thông tin giá trị hợp lý và “độ tin cậy” của thông tin giá gốc. Cuộc tranh luận này có khả năng sẽ tiếp tục và các chuẩn mực kế toán liên quan có thể sẽ ở trạng thái tiến hóa trong nhiều năm tới. Tuy nhiên, có thể kỳ vọng rằng kế toán trong tương lai sẽ ngày càng có kỹ năng cao hơn trong các vấn đề định giá.
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống xử lý dữ liệu cung cấp thông tin cho người dùng để lên kế hoạch, quản lý và vận hành kinh doanh
Ban giám đốc chịu trách nhiệm về sự lãnh đạo chính thức của tổ chức trong quá trình lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
Bạn sẽ bắt đầu nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp bằng cách xem xét cấu trúc tổng thể của kế toán. Xin lưu ý rằng sự hiểu biết thực sự về kế toán không dễ dàng đến được. Nếu bạn kiên trì, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ khám phá của mình về hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp. Kiến thức này rất có giá trị để đạt được thành công trong kinh doanh.
Định nghĩa trọn vẹn về hệ thống thông tin kế toán
Hãy bắt đầu với một định nghĩa chính thức hơn về kế toán: Kế toán là một tập hợp các khái niệm và kỹ thuật được sử dụng để đo lường và báo cáo thông tin tài chính về một đơn vị kinh tế. Đơn vị kinh tế thường được coi là một doanh nghiệp riêng biệt. Thông tin được báo cáo cho nhiều loại bên quan tâm khác nhau. Những người này bao gồm người quản lý doanh nghiệp, chủ sở hữu, chủ nợ, chính phủ, nhà phân tích tài. Bằng cách này hay cách khác, những người sử dụng thông tin kế toán này có xu hướng quan tâm đến lợi ích của chính họ trong đơn vị.
Các nhà quản lý doanh nghiệp cần thông tin kế toán để đưa ra các quyết định lãnh đạo đúng đắn. Chủ sở hữu và nhà đầu tư hy vọng lợi nhuận mà cuối cùng có thể dẫn đến việc phân phối từ doanh nghiệp (ví dụ: “cổ tức”). Các chủ nợ luôn quan tâm đến khả năng hoàn trả các nghĩa vụ của đơn vị. Chính phủ cần thông tin để đánh thuế và điều tiết. Các nhà phân tích sử dụng dữ liệu kế toán để hình thành ý kiến mà họ đưa ra các khuyến nghị đầu tư. Nhân viên muốn làm việc cho các công ty thành công để phát triển sự nghiệp cá nhân của họ và họ thường có tiền thưởng hoặc các lựa chọn gắn liền với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin kế toán về các đơn vị cụ thể giúp thỏa mãn nhu cầu của tất cả các bên quan tâm này.
Sự đa dạng của các bên quan tâm dẫn đến sự phân chia hợp lý trong lĩnh vực kế toán. Kế toán tài chính liên quan đến việc báo cáo bên ngoài cho các bên ngoài doanh nghiệp. Ngược lại, kế toán quản trị chủ yếu quan tâm đến việc cung cấp thông tin cho quản lý nội bộ. Người ta có thể gặp khó khăn khi nhìn thấy sự phân biệt; Rốt cuộc, các sự thật tài chính không được báo cáo sao? Các thông tin sau cung cấp một cái nhìn sâu hơn về sự khác biệt.
Kế toán tài chính
Hãy xem xét rằng kế toán tài chính được nhắm mục tiêu đến nhiều người dùng bên ngoài, không ai trong số họ kiểm soát việc lập báo cáo thực tế hoặc có quyền truy cập vào các chi tiết cơ bản. Khả năng hiểu và tin tưởng của họ đối với các báo cáo phụ thuộc trực tiếp vào việc tiêu chuẩn hóa các nguyên tắc và thông lệ được sử dụng để chuẩn bị báo cáo. Nếu không có tiêu chuẩn hóa như vậy, các báo cáo của các công ty khác nhau có thể khó hiểu và thậm chí khó so sánh hơn.
Tiêu chuẩn hóa bắt nguồn từ một số quy trình và tổ chức được tổ chức tốt. Nỗ lực nhằm thiết lập tính nhất quán trong báo cáo tài chính toàn cầu được thúc đẩy bởi sự gia tăng thương mại và tài chính toàn cầu. Cũng như tiêu chuẩn hóa là cần thiết để cho phép so sánh giữa các công ty riêng lẻ hoạt động trong một nền kinh tế duy nhất, do đó, tiêu chuẩn hóa cũng cần thiết để tạo thuận lợi cho việc đánh giá kinh doanh toàn cầu.
Các báo cáo tài chính được lập theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung do các cơ quan xây dựng tiêu chuẩn ban hành nhằm mục đích chung trong việc định hướng. Điều này có nghĩa là chúng không được chuẩn bị đặc biệt cho chủ sở hữu, chủ nợ hoặc bất kỳ nhóm người dùng cụ thể nào khác. Thay vào đó, chúng nhằm mục đích hữu ích như nhau cho tất cả các nhóm người dùng. Do đó, các nỗ lực được thực hiện để giữ cho chúng không bị thiên vị (trung lập). Các cơ quan thiết lập tiêu chuẩn được hướng dẫn bởi các khái niệm nhằm tạo ra các báo cáo phù hợp và trung thực về mặt đại diện, hữu ích trong các quyết định đầu tư và tín dụng.
Kế toán quản trị
Thông tin kế toán quản lý nhằm phục vụ các nhu cầu cụ thể và đa dạng của quản lý. Các nhà quản lý doanh nghiệp chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh, kiểm soát và ra quyết định. Do đó, họ có thể mong muốn các báo cáo chuyên biệt, ngân sách, dữ liệu chi phí sản phẩm và các chi tiết khác thường không được báo cáo trên cơ sở bên ngoài. Hơn nữa, ban giám đốc có thể quy định các thông số mà thông tin đó sẽ được tích lũy và trình bày.
Báo cáo nội bộ đang được thực hiện hợp lý, nhưng nó không cần tuân theo bất kỳ bộ hướng dẫn bắt buộc cụ thể nào.
Hệ thống thông tin chất lượng
Cả kế toán tài chính và kế toán quản lý đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin mạnh để nắm bắt và tổng hợp dữ liệu giao dịch kinh doanh một cách đáng tin cậy. Công nghệ thông tin đã định hình lại hoàn toàn phần trần tục này của hoạt động kế toán trong hơn 50 năm qua. Thời đại của nhân viên kế toán “mắt xanh” đã được đưa vào biên niên sử của lịch sử. Giờ đây, kế toán là một ngành năng động, ra quyết định hơn là một nhiệm vụ ghi sổ.
Hạn chế cố hữu của hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu kế toán không tuyệt đối hoặc cụ thể. Cần có những đánh giá và ước tính đáng kể để xây dựng các phép đo kế toán cụ thể được báo cáo trong một tháng, quý hoặc năm cụ thể. Ví dụ, lợi nhuận thực tế thu được là bao nhiêu khi một chiếc xe được bán với chế độ bảo hành 3 năm? Sẽ mất ba năm trước khi tất cả các chi phí cuối cùng của thỏa thuận bảo hành được biết. Một cách tiếp cận là đợi ba năm trước khi báo cáo về lãi hoặc lỗ cho giao dịch này. Tuy nhiên, vào thời điểm thông tin có thể được báo cáo một cách chắc chắn, nó sẽ cũ kỹ đến mức mất đi tính hữu ích. Do đó, để trình bày thông tin kịp thời, các ước tính hợp lý thường được áp dụng trong quá trình lập báo cáo tài chính định kỳ.
Ngoài ra, kế toán chưa tiến tới trạng thái có thể định giá được doanh nghiệp. Do đó, nhiều giao dịch và sự kiện được báo cáo dựa trên nguyên tắc giá gốc (ngược lại với giá trị hợp lý). Ví dụ, đất thường được ghi nhận và ghi chép trong sổ sách kế toán theo giá mà nó được mua. Nguyên tắc giá gốc dựa trên khái niệm rằng tốt nhất nên báo cáo các yếu tố nhất định trong báo cáo tài chính với số tiền gắn liền với các giao dịch trong quá khứ khách quan và có thể xác minh được.
Giải pháp thay thế là định giá (và định giá lại) tài sản dựa trên những đánh giá chủ quan về giá trị hiện tại. Những điều chỉnh như vậy là có vấn đề và là chủ đề của nhiều cuộc tranh luận. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay trong việc xây dựng chuẩn mực toàn cầu là tăng cường chấp nhận các trường hợp mà kế toán giá trị hợp lý được coi là có thể chấp nhận được đối với các yếu tố báo cáo tài chính đã chọn.
Cuộc tranh luận đang diễn ra về giá trị hợp lý so với giá gốc thường diễn ra trong bối cảnh có sự cân bằng giữa “mức độ phù hợp” của thông tin giá trị hợp lý và “độ tin cậy” của thông tin giá gốc. Cuộc tranh luận này có khả năng sẽ tiếp tục và các chuẩn mực kế toán liên quan có thể sẽ ở trạng thái tiến hóa trong nhiều năm tới. Tuy nhiên, có thể kỳ vọng rằng kế toán trong tương lai sẽ ngày càng có kỹ năng cao hơn trong các vấn đề định giá.
