Tư vấn Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

seokenken

Thành viên mới
14/1/21
36
0
6
VND
Ngày nay, dịch vụ tổ chức sự kiện đang ngày càng phát triển và mở rộng ở Việt Nam trong những năm gần đây. Nó không chỉ phát triển về nội dung mà còn về quy mô, mục đích và các loại hình sự kiện khác nhau. Tổ chức các loại hình sự kiện trở thành công cụ marketing không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, giúp họ quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tạo lên thương hiệu cho doanh nghiệp của mình.

Vậy khi tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?

1. Các bước tổ chức sự kiện

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với từng sự kiện cụ thể lại có những vai trò và mục đích khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Do đó, mà nó cũng có nhưng quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, dù thực hiện theo quy trình nào thì mọi sự kiện đều cần phải thực hiện qua những bước cơ bản sau:

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện


– Tìm hiểu về thương hiệu hoặc nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện:

Ở bước này người làm sự kiện phải có được những thông tin cơ bản về sự kiện mình sẽ thực hiện như lý do tổ chức sự kiện, mục đích thực hiện, thời gian, số lượng khách mời tham gia, đối tượng tham dự, …. từ đó xác định kế hoạch cho từng công việc cụ thể.

– Hình thành ý tưởng và chủ đề cho sự kiện:

Ý tưởng (Concept) chủ đạo của một sự kiện được xem là linh hồn của Event đó vì thế nó cực kỳ quan trọng. Và sau khi đã có Concept thì Chủ đề của Event chính là yếu tố quan trọng thứ 2, nếu Concept được coi là “Linh hồn” thì Theme chính là “Diện mạo” của một sự kiện.

Để có được ý tường và chủ đề hay cho sự kiện bạn cần phải có sự hiểu biết nhất định về các đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

– Viết kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Sau khi có được concept và Theme cho sự kiện bạn cần phải lên một kế hoạch chi tiết thực hiện sự kiện dựa trên những mục tiêu mà sự kiện hướng tới. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn biết được những phần việc và mốc thời gian thực hiện từng đầu việc cụ thể trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.

– Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cùng với các thiết kế và dự toán ngân sách cho việc tổ chức sự kiện thì điều tiếp theo là bạn phải bắt đầu cho bước Gặp gỡ chủ đầu tư để thuyết trình về kế hoạch của mình. Mục đích của việc này là bạn làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao,…

– Tổ chức triển khai sự kiện

Để triển khai tổ chức một kế hoạch, thì trước tiên đòi hỏi bạn phải có nguồn nhân sự thực hiện các phần việc. Vì thế, bạn cần huy động một team của mình để thực hiện và đôi khi bạn cũng cần phải thuê các đơn ngoài để hỗ trợ bạn thực hiện một số phần việc trong sự kiện.

Là một Agency, bạn cần phải một có quy trình quản lý riêng và có nhân sự được phân công phụ trách từng phần việc dựa theo kế hoạch và chuyên môn của mỗi người: Bộ phận Phụ trách khách hàng, bộ phận Thiết kế, Bộ phận Ý tưởng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Tài chính, Bộ phận truyền thông đối ngoại,…

– Đánh giá, tổng kết và báo cáo về sự kiện

Vài ngày sau khi sự kiện hoàn tất là lúc bạn phải hoàn tất và gửi báo cáo tổng kết cho chủ đầu tư và có những đánh giá tổng kết cũng như quyết toán với công ty.

Ở bước này bạn cần phải chỉ rõ ra được những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường được hiệu quả chương trình như bao nhiêu người tham dự, phản hồi của khách hàng ra sao,…

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện - 2


Quyết toán chi phí tổ chức và các hạng mục phát sinh thêm bớt cũng như tính toán thù lao và thưởng phạt cho các nhân sự trong suốt chương trình.

Tổng kết lại công tác quảng cáo, truyền thông như bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo… Cuối cùng là team tổ chức sẽ tổ chức một buổi họp tổng kết, rút kinh nghiệm…

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Nếu xét trên quan điểm marketing có thể chia những yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành 2 nhóm chính đó là các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện - 4


Các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện

Các yếu tố vi mô

Nhóm yếu tố vi mô bao gồm những yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và một sự kiện cụ thể, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức một sự kiện. Các yếu tố vi mô đó bao gồm:

+ Khách hàng chính là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện.

+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ của danh nghiệp,…

+ Các công ty, dịch vụ tổ chức hội nghị, khai trương, động thổ, khởi công...là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Chính quyền và cư dân giới hạn trong 1 phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian sự kiện diễn ra.

Các yếu tố vĩ mô

Các yếu tố vĩ mô bao gồm những yếu tố hay các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện như:

+ Môi trường nhân khẩu học bao gồm các vấn đề về dân số như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, sắc tộc, nghề nghiệp…

+ Môi trường kinh tế thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua của người tiêu dùng.

+ Các yếu tố về môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hâu và tình hình ô nhiễm môi trường ảnh hưởng đến đầu vào của nhà sản xuất và gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

+ Môi trường công nghệ kỹ thuật bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới ảnh hưởng đến việc thực thi những giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện.

+ Môi trường chính trị cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của chủ đầu tư và sự kiện.

+ Môi trường văn hoá được coi là một hệ thống giá trị truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cách tập thể bao gồm những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát và các nhánh văn hoá của một nền văn hoá.

Ngoài những yếu tố trên thì việc tổ chức sự kiện còn chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khác mà không khôn khổ bài viết chúng tôi không thể thống kê ra được chi tiết.

3. Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó vẫn gây được ấn tượng với khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một sơ xuất nhỏ.

– Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức sự kiện (venue): Tránh trường hợp chỉ còn vài ngày nữa là diễn ra sự kiện thì địa điểm lại bị người khác thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm tổ chức không đáp ứng được số lượng khách tham ra sự kiện,…

– Các vấn đề liên quan đến MC: MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, các vấn đề về người dẫn chương trình tại sự kiện bạn phải đặc biệt lưu tâm nhé!

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện - 6


– Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa,… cũng là vấn đề bạn phải quan tâm trước khi diễn ra sự kiện. Sẽ chẳng có gì là đảm bảo rằng mọi thứ sẽ trơn chu nếu bạn không chạy thử.

– Sự phối hợp giữa giữa các bộ phận làm chương trình: Đây có lẽ là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Sẽ thế nào Ca sĩ lên sân khấu cả 5 phút mà mà âm thanh vẫn chưa được bật.

Bạn không thể lường trước được những sự cố có thể xảy ra trong sự kiện, vì thế để sự kiện được thành công thì cách tốt nhất là phải chuẩn bị kỹ càng các phần việc và có những phương án dự phòng cho mọi trường hợp xảy ra không theo kịch bản.

Trên đây là những lưu ý khi tổ chức sự kiện. Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ tổ chức khai trương có thể liên hệ chúng tôi ngay nhé!
 
Chỉnh sửa cuối:
Người đăng Tin liên quan Chuyên mục Trả lời Thời gian
eAOFdaihoctuxa Học song ngành là gì? Những điều cần biết khi học song ngành Tuyển sinh- Học Hành 0
fancybag Những Điều Cần Biết Về Túi Yên Ngựa Dior Trước Khi Mua Giày dép - Ba lô - Túi xách 0
Xiaoheng Tư vấn Những điều bạn cần biết khi thiết kế ban công Nội Thất - Xây Dựng 0
D Tư vấn Tất tần tật những điều cần biết khi ký gửi nhà đất Các dịch vụ khác 0
D Tư vấn Tất tần tật những điều cần biết về đất xen kẹt Các dịch vụ khác 0
D Tư vấn Tất tần tật những điều cần biết về đất 03 Các dịch vụ khác 0
C Biển chữ nổi, và những điều cần biết Các dịch vụ khác 0
V Những điều cần biết về bê tông chống cháy Các dịch vụ khác 0
thamle1991 Tư vấn Thuốc đặt viêm phụ khoa những điều cần biết Các dịch vụ khác 0
top7robothutbui Những điều cần biết khi xây nhà trọn gói Nội Thất - Xây Dựng 0
Bảo Ngọc Kavi Những điều cần biết về ảnh hưởng của ánh sáng xanh tới sức khỏe và giấc ngủ của trẻ em Đồng hồ - Phụ kiện thời trang 0
Thammyso1vietnam Tư vấn Nguyên nhân gây ra mụn và những điều cần lưu ý khi bị mụn Thời trang Nữ 0
vinhphat Cần bán Những điều cần biết về Máy lạnh Multi DAIKIN - điều hoà Multi Điện Tử-Điện Lạnh-Gia Dụng 0
hoangpr Tư vấn Điều kiện đổi bằng B1 sang B2 và những thủ tục cần thiết Nội Thất - Xây Dựng 0
Nguyễn Minh Thi Những điều cần biết về bộ lập trình 6ES7214-1AG40-0XB0 Các dịch vụ khác 0