Phần mềm quản lý hợp đồng là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ cho các bộ phận quản lý đến kinh doanh, nhân sự quản lý được tiến trình công việc cho từng khách hàng, đảm bảo chính xác các công việc, tiến độ thực hiện hợp đồng.
Quản lý hợp đồng là một tính năng trong phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng ECRM, nhằm cung cấp một giải pháp toàn diện giúp dễ dàng quản lý toàn bộ hợp đồng trong doanh nghiệp. Tích hợp khả năng quản lý cơ cấu tổ chức đa cấp, giải pháp đáp ứng cho nhu cầu của nhiều tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh như ngân hàng, Tổng công ty.
Tính năng quản lý hợp đồng cung cấp các thuận lợi sau:
Đối với doanh nghiệp
- Thiết lập một hệ thống duy nhất để áp dụng cho việc quản lý hợp đồng.
- Quản lý hết cả một quá trình của Hợp đồng bắt từ khi tạo hợp đồng, qui trình xét duyệt, bước thực hiện, ký kết tái gia hạn hợp đồng, kiểm toán cho tới khi kết thúc và thanh lý hợp đồng.
- Chuẩn hóa quá trình tạo và kiểm duyệt hợp đồng để đẩy nhanh tiến trình tạo hợp đồng.
- Đảm bảo chặt chẽ việc thực hiện hoàn tất một quá trình của hợp đồng.
- Khắc phục các lỗi thường phát sinh như xét duyệt không đầy đủ, chu kỳ thực hiện hợp đồng dài.
- Thiết lập cách thức quản lý theo nhiều tầng/cấp và có sự tương tác nhanh chóng giữa các cấp quản lý và nhân viên để quá trình phê duyệt hợp đồng được nhanh hơn.
- Tổ chức cách thức phê duyệt cho từng loại hợp đồng theo từng cấp bậc, cơ cấu tổ chức một cách linh động và dễ dàng tuỳ biến để phù hợp cho mỗi loại hình doanh nghiệp.
- Tự động tạo nhiệm vụ và nhắc việc cho từng cột mốc quan trọng của từng hợp đồng như: ngày tái ký, ngày gia hạn, ngày kết thúc hợp đồng, ngày hết hiệu lực.
- Thực hiện công việc và theo dõi tiến trình xử lý hợp đồng được thể hiện theo dạng lịch hoặc là danh sách To Do List.
- Tìm nhanh các hợp đồng cần thiết.
- Tạo hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp.
- Nhận được email nhắc việc khi có nhiệm vụ phải thực hiện.
Phân hệ hỗ trợ các tính năng sau:
- Cấp quyền truy cập cho từng hợp đồng
- Tạo văn bản hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa
- Cho phép nhiều người phối hợp soạn thảo với các tính năng hỗ trợ cộng tác
- Kiểm soát cùng sửa trên một tài liệu: Check in/ Check out
- Quản lý phiên bản/ Versioning – Chức năng tự động lưu trữ và đánh số phiên bản của một tài liệu sau mỗi lần hiệu chỉnh.
- Soạn ngay văn bản Word trên giao diện web
- Chuyển hợp đồng phê duyệt theo quy trình
- Tính năng nhắc ngày ký lại hợp đồng thì thì hệ thống sẽ tự động nhắc lại và sẽ tự động tạo việc trong phần mềm đồng thời gửi mail nhắc việc cho Người chịu trách nhiệm
- Khi tới Ngày nhắc kết thúc hợp đồng hệ thống sẽ tự động tạo việc trong Nhiệm vụ xử lý và gửi mail nhắc việc cho Người chịu trách nhiệm
- Khi tới ngày Ngày hết hiệu lực, hợp đồng tự động chuyển sang tình trạng hết hiệu lực
