Tổ chức sự kiện trực tuyến và những điều bạn cần biết

tiecsukien.hn

Thành viên mới
22/11/21
34
0
6
VND
Với ngành sự kiện, việc áp dụng tổ chức sự kiện trực tuyến hay Online Event, livestream…để mở rộng phạm vi và tìm kiếm phân khúc khách hàng mới với chi phí tiết kiệm đang là xu hướng mới và trong thời điểm dịch Covid-19 xu hướng này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đang phát huy được hiệu quả.

Giải pháp sự kiện trực tuyến​

Ý tưởng sáng tạo​

Làm thế nào để truyền tải trọn vẹn những thông điệp và giá trị của thương hiệu đến với người dùng trực tuyến? Câu trả lời là hãy phân loại đối tượng và cung cấp cho người tham dự tất cả những gì họ muốn và cung cấp các cách để kết nối thông qua các tính năng trò chuyện.

Bằng cách này, bạn có thể đưa thương hiệu của bạn gần gũi hơn và lan tỏa hơn trong cộng đồng. Hãy biến những hoạt động của bạn thành 1 sự kiện trực tuyến:

  • Tổ chức một hội thảo/ hội nghị khách hàng trực tuyến
  • Họp đại hội cổ đông trực tuyến
  • Ra mắt sản phẩm mới hoặc demo sản phẩm trực tuyến
  • Tổ chức các buổi workshop, webinar, hướng dẫn kỹ năng trực tuyến
  • Phỏng vấn trực tuyến một người có ảnh hưởng trong ngành của bạn
  • Tổ chức một loạt các khóa học online cho khách hàng
  • Tổ chức chương trình ca nhạc, giải trí trực tuyến để tri ân khách hàng
  • Gameshow online
Các loại hình tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến nhất hiện nay

Loại hình sự kiện trực tuyến phù hợp​

Không phải loại sự kiện nào cũng có thể tổ chức trên không gian trực tuyến. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật được phát trực tuyến sẽ mang đến trải nghiệm thú vị bởi không chỉ mở rộng số lượng người tham dự vượt giới hạn của một khán phòng mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn.

Một số sự kiện thường là diễn đàn để thảo luận và kết nối các mối quan hệ. Đừng lo lắng về những hạn chế của việc kết nối và xây dựng mối quan hệ. Bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào phần bình luận và những cuộc trò chuyện trong sự kiện trực tuyến, bạn có thể tạo ra không gian để mọi người tương tác, chia sẻ suy nghĩ và thảo luận về sự kiện.

Lựa chọn nền tảng công nghệ​

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được lên kế hoạch, kịch bản từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Còn các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên webiste như là các dạng hội thảo trực tuyến (webinar) hoặc sử dụng các phần mềm/ App trực tuyến. Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.



Cùng tìm hiểu tổ chức talk show online chuyên nghiệp

Nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nới với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn, bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

Có nên tiết kiệm chi phí các thiết bị sản xuất​

Việc đầu tư đúng mức vào thiết bị sản xuất sự kiện trực tuyến nhằm hạn chế sự kiện bị gián đoạn giữa khi đang phát sóng, điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự. Đừng bỏ qua một số điểm sau để đảm bảo rằng khán giả vẫn đang dõi theo bạn:

- Kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng

- Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm có chất lượng cao

- Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.

Lý do lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến?​

Tổ chức sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật của loại hình sự kiện này so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Dưới đây là những lý do khiến bạn không thể bỏ qua hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến:

  • Khả năng tiếp cận cao: Đây là ưu điểm lớn nhất của tổ chức sự kiện trực tuyến vì có thể tiếp cận cùng lúc với một lượng lớn người tham dự từ khắp mọi nơi trên thế giới. Còn các sự kiện tổ chức truyền thống sẽ hạn chế một số người tham dự nhất định.
  • Tiết kiệm chi phí: Sự kiện trực tuyến giúp doanh nghiệp giảm được rất nhiều khoảng chi phí như địa điểm tổ chức, chi phí vận chuyển, ăn uống, …
  • Truyền thông hiệu quả: Sự kiện trực tuyến nếu được đầu tư, bài bản thì sẽ tạo được sức hút và hiệu ứng lan tỏa rất tốt trên các kênh truyền thông trực tuyến, giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu rộng rãi hơn.
  • Trường hợp bất khả kháng: những yếu tố về thời tiêt, thiên tai, dịch bệnh, … đôi khi xảy đến đột ngột và không thể dự đoán được chỉ xảy đến với sự kiện truyền thống thì sự kiện trực tuyến chính là giải pháp để thay thế an toàn và hiệu quả.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết​

Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện​

Mỗi loại sự kiện có tính chất, đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện​

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các hạng mục thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện (agenda), … Có thể xem đây là một bản phác thảo chung cho toàn bộ sự kiện để có được cái nhìn bao quát toàn bộ chương trình.

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức​

Không phải lúc nào sự kiện trực tuyến cũng tổ chức tại văn phòng công ty. Thông thường chỉ những sự kiện mang tính chất nội bộ hoặc quy mô nhỏ mới được tổ chức bằng cách tận dụng những địa điểm có sẵn.



Xem thêm các loại hình sự kiện trực tuyến phổ biến hiện nay

Đối với các sự kiện có quy mô tổ chức lớn, cần có những không gian lớn hơn cùng những yêu cầu dành riêng cho việc tổ chức sự kiện trực tuyến. Khác với sự kiện được tổ chức trực tiếp, sự kiện trực tuyến không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet, …

Truyền thông, quảng bá sự kiện trực tuyến​

Truyền thông sự kiện trực tuyến cũng là một trong những phần đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Nhà tổ chức có thể lựa chọn truyền thông hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp với các phương tiện truyền thông khác để tăng hiệu quả.



Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện hội nghị trực tuyến, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến​

Nếu như trong những sự kiện trực tiếp, kịch bản tạo nên sự liền mạch và uyển chuyển cho chương trình thì trong sự kiện trực tuyến, kịch bản có thể được xem là khâu quan trọng nhất. Bởi vì trong một chương trình phát trực tuyến thì nội dung chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả.

Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến cần được chăm chút kỹ lưỡng trong từng nội dung. Đồng thời, cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Triển khai các hạng mục của sự kiện​

Dựa trên kế hoạch tổng thể, ban tổ chức tiến hành triển khai các hạng mục với các bộ phận có liên quan theo deadline đã được thống nhất. Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt các hạng mục liên quan đến thi công, F&B,… khi triển khai các hạng mục. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung cho việc sản xuất và truyền thông.

Tìm hiểu thêm Virtual Event là gì? Xu hướng của ngành tổ chức sự kiện

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện​

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến được trình bày theo các bước chi tiết. Để một sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công tốt đẹp, ngoài việc thực hiện theo đúng quy trình, nhà tổ chức cũng cần có kinh nghiệm để linh hoạt xử lý các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện.



LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM

Tổ chức sự kiện – Teambuilding_ Tiệc sự kiện

Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626

Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Mail: truyenthongbsg@gmail.com
 

Attachments

  • event 1.jpg
    event 1.jpg
    41.4 KB · Lượt xem: 0
  • event 2.jpeg
    event 2.jpeg
    34 KB · Lượt xem: 0
  • event 3.jpg
    event 3.jpg
    200.9 KB · Lượt xem: 0
Người đăng Tin liên quan Chuyên mục Trả lời Thời gian
lemanhmedia Tư vấn Sự kiện tổ chức chương trình “Khai trương mùa du lịch biển Đà Nẵng 2022” Các dịch vụ khác 0
lemanhmedia Tư vấn Tổ chức sự kiện Đà Nẵng chuyên nghiệp Lê Mạnh Media Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Tổ chức sự kiện thi đấu võ thuật toàn quốc 2022 Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Cho thuê bàn ghế tổ chức sự kiện đà nẵng Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Tổ chức sự kiện Đà Nẵng “Khai trương mùa du lịch biển Đà Nẵng 2022” từ 28/4-3/5 Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Tư vấn công ty tổ chức sự kiện Đà Nẵng chuyên nghiệp Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Tổ chức sự kiện nên thuê dịch vụ quay phim Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tuyển dụng việc làm tổ chức sự kiện lễ hội chuyên nghiệp Vĩnh Phúc Nguyên Đà Nẵng Việc tìm người 0
sukiendanang Cho thuê màn hình Led giá rẻ cho tổ chức sự kiện Đà Nẵng Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Đà Nẵng 0935244238 Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Công ty tổ chức sự kiện nổi bật nhất 2022 tại Đà Nẵng Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Dịch vụ tổ chức sự kiện thể thao Đà Nẵng cho khách du lịch 2022 Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Tổ chức sự kiện Grand Opening Đà Nẵng Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Dịch vụ Quay phim tổ chức sự kiện Đà Nẵng giá rẻ Các dịch vụ khác 0
sukiendanang Tư vấn Vĩnh Phúc Nguyên Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Đà Nẵng Các dịch vụ khác 0