Để duy trì hệ thống ISO 9001, hoạt động đánh giá và kiểm soát các lỗi sai về chất lượng cần được thực hiện một cách có tổ chức và hiệu quả. Đây là công việc góp phần tạo nên sự toàn vẹn của hệ thống và các quá trình, đẩy cao vai trò hỗ trợ mục đích của tổ chức.
Lỗi số 1 - Tập trung đánh giá các lỗi sai nhỏ, các chi tiết vụn vặt
Đánh giá là một quá trình so sách các tác nghiệp thực tế với những cam kết mà tổ chức đã đưa ra. Đây là một hoạt động đơn giản, dựa trên dữ liệu thực tế nhưng có thể tạo ra những cải tiến lớn. Tuy nhiên, điều này chỉ xảy ra khi các đánh giá viên tập trung vào những vấn đề thích hợp.
Thường thì các đánh giá viên nội bộ quá chú trọng đến các chi tiết nhỏ và bỏ qua các vấn đề lớn. Các tổ chức thường rất ít cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho các chuyên gia đánh giá của mình. Vì thế, không quá ngạc nhiên khi họ không chuẩn bị để có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Có rất nhiều yếu tố quan trọng mà quá trình đánh giá nội bộ có thể xem xét. Điều quan trọng là các đánh giá viên nội bộ nên hướng đến các chủ đề mà thực sự ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Tránh tập trung vào các chi tiết vụn vặt; không phục vụ cho mục đích gì mà chỉ làm mọi người nhầm lẫn về mục đích của đánh giá nội bộ.
>>Bài viết hữu ích: Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp phát triển bền vững: Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong doanh nghiệp chuẩn nhất
Lỗi số 2 - Thất bại trong quá trình khắc phục rủi ro
Hành động khắc phục là một cách tiếp cận có tính hệ thống để tìm hiểu và phát hiện nguyên nhân; ngăn chặn sự lặp lại. Không ai muốn gặp bất kỳ vấn đề gì; tuy nhiên điều rất quan trọng là cần có cách thức đối phó khi chúng xảy ra. Hành động khắc phục này được diễn ra thường xuyên thì tổ chức càng giải quyết tốt các nguy cơ và vấn đề của mình. Đây là một trong những lỗi sai lớn nhất về chất lượng lặp đi lặp lại nhiều lần.
Lỗi số 3 - Các mục tiêu chất lượng bị giới hạn trong các chủ đề chất lượng truyền thống
Thực chất, chất lượng được phản ảnh trong mọi hoạt động của tổ chức. Mục tiệu chất lượng có thể là bất kỳ mục tiêu nào có thể đo lường được và liên quan đế sự thành công của tổ chức. Một mục tiêu chất lượng có thể liên quan đến hiệu suất; tốc độ cải tiến – đổi mới; tài chính; sự phản hồi của khách hàng và an toàn lao động. Khi lựa chọn các mục tiêu chất lượng, tổ chức nên xem xét kỹ đến những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của mình. Không nên lúc nào cũng tuân theo các chủ đề truyền thống của kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng.
Lỗi số 4 - Các đợt xem xét đánh giá của lãnh đạo không xuyên suốt
Việc xem xét của lãnh đạo là một quá trình rất cần thiết để phân tích dữ liệu; đưa ra các quyết định và thực hiện các hành động một cách lý tưởng. Đây cũng là quá trình phòng ngừa vì số liệu có thể chỉ ra các nguy cơ trước khi chúng trở thành các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Nhưng vì một số lãnh đạo cấp cao không có khả năng phân tích số liệu và thực hiện hành động phòng ngừa theo cách chủ động, nên việc xem xét của lãnh đạo chỉ thực hiện 6 tháng hoặc 1 năm một lần; chỉ đảm bảo việc xem xét được thực hiện chứ không thể mang tính phòng ngừa.
Lỗi số 5 - Mặc nhiên xem như mọi người điều biết "sự không phù hợp"
Một câu chuyện có thật: “Khi tôi đến thăm một tổ chức, câu hỏi ưa thích thường là: Bạn để các sản phẩm không phù hợp ở đâu? Kiểm soát sản phẩm không phù hợp là một hoạt động kiểm soát cơ bản và cho người ta biết rất nhiều về các biện pháp kiểm soát khác mà tổ chức áp dụng. Thật không may, tôi thường thấy các sản phẩm không phù hợp để ở mọi chỗ mà người ta có thể để. Và chúng cũng không được nhận biết một cách riêng biệt; cũng chẳng được quan tâm và kiểm soát khác gì so với sản phẩm phù hợp. Khi hỏi tại sao thì đa số các câu trả lời thường là: Vì ai cũng biết đó là sản phẩm không phù hợp”.
Thực tế thì mọi người không biết và câu chuyện ở trên không phải là trường hợp hiếm thấy. Các tổ chức khôn ngoan nên chủ động nhận biết các sản phẩm không phù hợp; kiểm soát chất lượng để loại bỏ tất cả nguy cơ vô tình sử dụng chúng.
Lỗi số 6 - Tuyển dụng nhân sự vào chỉ để kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng
Việc tuyển một người chỉ để kiểm soát việc thiết lập ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng 5 Lý do xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO phải thuê dịch vụ mà không làm gì khác là một ý tưởng hoàn toàn sai lầm trong lịch sử thực hiện quản lý chất lượng. Vì sao như vậy? Đơn giản là bởi vì việc này chắc chắn sẽ dẫn đến hai vấn đề sau:
Các phiếu khảo sát khách hàng dài lê thê và phức tạp thời đại này đã bỏ đi; mà thay vào đó là các câu hỏi ngắn gọn. Đơn giản là mọi người không có thời gian để đọc và điền chúng. Kết quả là tổ chức có được một số lượng ít số liệu đáng tin cậy từ việc khảo sát.
Thay vì khảo sát, tại sao không xem xét đến khả năng hỏi họ những câu đơn giản như: họ thích gì và không thích gì? Không nên hạn chế các câu trả lời của họ trong phạm vi chủ đề khảo sát. Hãy để khách hàng chủ động trong nội dung phản hồi với các câu hỏi mở.
Lỗi số 8 - Chỉ áp dụng biện pháp kiểm soát với các tài liệu chính thức
Phần lớn các tổ chức thực hiện tương đối tốt các tài liệu “chính thức” của một hệ thống quản lý chất lượng như: hướng dẫn công việc, quy trình. Những tài liệu này thường bằng văn bản, được phê duyệt và ban hành tuân thủ theo các quy định cụ thể. Mặc nhiên, điều mà các tổ chức không thực hiện tốt là kiểm soát các tài liệu “không chính thức”. Một số ví dụ về tài liệu loại này trong lĩnh vực liên quan đến sản xuất:
Lỗi số 9 - Bị sự chi phối từ chuyên gia đánh giá bên ngoài
Các chuyên gia đánh giá bên ngoài có thể tạo ra ảnh hưởng lớn. Quan điểm đánh giá của họ có thể tạo ra tác động lâu dài lên kế hoạch thực hiện kinh doanh của tổ chức. Điều này có thể là tốt hoặc xấu, cần phải sự cân nhắc kỹ lưỡng.
Lỗi số 10 - Chỉ đào tạo một số ít nhân viên
Phần lớn các tổ chức đều tập trung đào tạo cho những người trực tiếp tham gia sản xuất; mà bỏ quên đi đội ngũ gián tiếp và nhân viên quản lý. Tại sao lại như vậy? Nguyên nhân có thể là do nhiều tổ chức nhận thức sai lầm rằng các nhân viên gián tiếp và nhân viên quản lý không ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm. Đây thực sự là một sai lầm rất nghiêm trọng.
Tất cả các nhân viên phải được đào tạo. Những người làm việc gián tiếp và nhân viên quản lý cần được đào tạo nhiều hơn, chứ không phải ít hơn; vì các công việc và quyết định của họ có tác động rất lớn và lâu dài. Ví dụ: “Khi một công nhân có sai sót, điều này sẽ phát sinh chi phí cho tổ chức. Nhưng nếu một quản lý cấp cao có sai sót, điều này có thể loại tổ chức ra khỏi cuộc chiến kinh doanh”. Hãy đào tạo thường xuyên các nhân viên quản lý ngay từ ban đầu.
Là doanh nghiệp có uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn giải pháp quản lý, vận hành hiệu quả và là nơi tin cậy của đối tác, TRANG CHỦ - CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI LAVAN cam kết sẽ hỗ trợ tận tình và đem đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Lỗi số 1 - Tập trung đánh giá các lỗi sai nhỏ, các chi tiết vụn vặt
Đánh giá là một quá trình so sách các tác nghiệp thực tế với những cam kết mà tổ chức đã đưa ra. Đây là một hoạt động đơn giản, dựa trên dữ liệu thực tế nhưng có thể tạo ra những cải tiến lớn. Tuy nhiên, điều này chỉ xảy ra khi các đánh giá viên tập trung vào những vấn đề thích hợp.
Thường thì các đánh giá viên nội bộ quá chú trọng đến các chi tiết nhỏ và bỏ qua các vấn đề lớn. Các tổ chức thường rất ít cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho các chuyên gia đánh giá của mình. Vì thế, không quá ngạc nhiên khi họ không chuẩn bị để có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Có rất nhiều yếu tố quan trọng mà quá trình đánh giá nội bộ có thể xem xét. Điều quan trọng là các đánh giá viên nội bộ nên hướng đến các chủ đề mà thực sự ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Tránh tập trung vào các chi tiết vụn vặt; không phục vụ cho mục đích gì mà chỉ làm mọi người nhầm lẫn về mục đích của đánh giá nội bộ.
>>Bài viết hữu ích: Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp phát triển bền vững: Quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong doanh nghiệp chuẩn nhất
Lỗi số 2 - Thất bại trong quá trình khắc phục rủi ro
Hành động khắc phục là một cách tiếp cận có tính hệ thống để tìm hiểu và phát hiện nguyên nhân; ngăn chặn sự lặp lại. Không ai muốn gặp bất kỳ vấn đề gì; tuy nhiên điều rất quan trọng là cần có cách thức đối phó khi chúng xảy ra. Hành động khắc phục này được diễn ra thường xuyên thì tổ chức càng giải quyết tốt các nguy cơ và vấn đề của mình. Đây là một trong những lỗi sai lớn nhất về chất lượng lặp đi lặp lại nhiều lần.
Lỗi số 3 - Các mục tiêu chất lượng bị giới hạn trong các chủ đề chất lượng truyền thống
Thực chất, chất lượng được phản ảnh trong mọi hoạt động của tổ chức. Mục tiệu chất lượng có thể là bất kỳ mục tiêu nào có thể đo lường được và liên quan đế sự thành công của tổ chức. Một mục tiêu chất lượng có thể liên quan đến hiệu suất; tốc độ cải tiến – đổi mới; tài chính; sự phản hồi của khách hàng và an toàn lao động. Khi lựa chọn các mục tiêu chất lượng, tổ chức nên xem xét kỹ đến những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của mình. Không nên lúc nào cũng tuân theo các chủ đề truyền thống của kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng.
Lỗi số 4 - Các đợt xem xét đánh giá của lãnh đạo không xuyên suốt
Việc xem xét của lãnh đạo là một quá trình rất cần thiết để phân tích dữ liệu; đưa ra các quyết định và thực hiện các hành động một cách lý tưởng. Đây cũng là quá trình phòng ngừa vì số liệu có thể chỉ ra các nguy cơ trước khi chúng trở thành các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Nhưng vì một số lãnh đạo cấp cao không có khả năng phân tích số liệu và thực hiện hành động phòng ngừa theo cách chủ động, nên việc xem xét của lãnh đạo chỉ thực hiện 6 tháng hoặc 1 năm một lần; chỉ đảm bảo việc xem xét được thực hiện chứ không thể mang tính phòng ngừa.
Lỗi số 5 - Mặc nhiên xem như mọi người điều biết "sự không phù hợp"
Một câu chuyện có thật: “Khi tôi đến thăm một tổ chức, câu hỏi ưa thích thường là: Bạn để các sản phẩm không phù hợp ở đâu? Kiểm soát sản phẩm không phù hợp là một hoạt động kiểm soát cơ bản và cho người ta biết rất nhiều về các biện pháp kiểm soát khác mà tổ chức áp dụng. Thật không may, tôi thường thấy các sản phẩm không phù hợp để ở mọi chỗ mà người ta có thể để. Và chúng cũng không được nhận biết một cách riêng biệt; cũng chẳng được quan tâm và kiểm soát khác gì so với sản phẩm phù hợp. Khi hỏi tại sao thì đa số các câu trả lời thường là: Vì ai cũng biết đó là sản phẩm không phù hợp”.
Thực tế thì mọi người không biết và câu chuyện ở trên không phải là trường hợp hiếm thấy. Các tổ chức khôn ngoan nên chủ động nhận biết các sản phẩm không phù hợp; kiểm soát chất lượng để loại bỏ tất cả nguy cơ vô tình sử dụng chúng.
Lỗi số 6 - Tuyển dụng nhân sự vào chỉ để kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng
Việc tuyển một người chỉ để kiểm soát việc thiết lập ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng 5 Lý do xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO phải thuê dịch vụ mà không làm gì khác là một ý tưởng hoàn toàn sai lầm trong lịch sử thực hiện quản lý chất lượng. Vì sao như vậy? Đơn giản là bởi vì việc này chắc chắn sẽ dẫn đến hai vấn đề sau:
- Đầu tiên, điều phối viên hệ thống quản lý chất lượng sẽ bị tách biệt với phần còn lại của tổ chức. Do họ không làm gì ngoài việc phục hệ thống quản lý chất lượng; nên ngay từ đầu họ không cảm nhận được lý do tồn tại của tổ chức.
- Thứ hai, hệ thống quản lý chất lượng sẽ trở nên cồng kềnh; các quy trình và các phương pháp trở nên phức tạp hơn; các lợi ích thiếu sự rõ ràng.
Các phiếu khảo sát khách hàng dài lê thê và phức tạp thời đại này đã bỏ đi; mà thay vào đó là các câu hỏi ngắn gọn. Đơn giản là mọi người không có thời gian để đọc và điền chúng. Kết quả là tổ chức có được một số lượng ít số liệu đáng tin cậy từ việc khảo sát.
Thay vì khảo sát, tại sao không xem xét đến khả năng hỏi họ những câu đơn giản như: họ thích gì và không thích gì? Không nên hạn chế các câu trả lời của họ trong phạm vi chủ đề khảo sát. Hãy để khách hàng chủ động trong nội dung phản hồi với các câu hỏi mở.
Lỗi số 8 - Chỉ áp dụng biện pháp kiểm soát với các tài liệu chính thức
Phần lớn các tổ chức thực hiện tương đối tốt các tài liệu “chính thức” của một hệ thống quản lý chất lượng như: hướng dẫn công việc, quy trình. Những tài liệu này thường bằng văn bản, được phê duyệt và ban hành tuân thủ theo các quy định cụ thể. Mặc nhiên, điều mà các tổ chức không thực hiện tốt là kiểm soát các tài liệu “không chính thức”. Một số ví dụ về tài liệu loại này trong lĩnh vực liên quan đến sản xuất:
- Các emails có thông tin về yêu cầu của khách hàng
- Các biên bản họp bao gồm các bước mang tính quy trình được thống nhất
- Các sản phẩm mẫu thể hiện lỗi sai giới hạn
- Các bức ảnh về sản phẩm hay lỗi sai...
Lỗi số 9 - Bị sự chi phối từ chuyên gia đánh giá bên ngoài
Các chuyên gia đánh giá bên ngoài có thể tạo ra ảnh hưởng lớn. Quan điểm đánh giá của họ có thể tạo ra tác động lâu dài lên kế hoạch thực hiện kinh doanh của tổ chức. Điều này có thể là tốt hoặc xấu, cần phải sự cân nhắc kỹ lưỡng.
Lỗi số 10 - Chỉ đào tạo một số ít nhân viên
Phần lớn các tổ chức đều tập trung đào tạo cho những người trực tiếp tham gia sản xuất; mà bỏ quên đi đội ngũ gián tiếp và nhân viên quản lý. Tại sao lại như vậy? Nguyên nhân có thể là do nhiều tổ chức nhận thức sai lầm rằng các nhân viên gián tiếp và nhân viên quản lý không ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm. Đây thực sự là một sai lầm rất nghiêm trọng.
Tất cả các nhân viên phải được đào tạo. Những người làm việc gián tiếp và nhân viên quản lý cần được đào tạo nhiều hơn, chứ không phải ít hơn; vì các công việc và quyết định của họ có tác động rất lớn và lâu dài. Ví dụ: “Khi một công nhân có sai sót, điều này sẽ phát sinh chi phí cho tổ chức. Nhưng nếu một quản lý cấp cao có sai sót, điều này có thể loại tổ chức ra khỏi cuộc chiến kinh doanh”. Hãy đào tạo thường xuyên các nhân viên quản lý ngay từ ban đầu.
Là doanh nghiệp có uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn giải pháp quản lý, vận hành hiệu quả và là nơi tin cậy của đối tác, TRANG CHỦ - CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI LAVAN cam kết sẽ hỗ trợ tận tình và đem đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
