Vietlinktour.com-các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công

vuquynhnga88

Thành viên mới
22/10/14
646
0
16
Hà Nội
www.facebook.com
VND
vietlinktour.com-Các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công

(VLT)Trong các buổi tổ chức hội nghị khách hàng (convention, conference, meeting), hội thảo (workshop), chuyên đề (seminar), tập huấn (training event), dù hội nghị cho vài chục người hay vài trăm người đều đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo của ban tổ chức. Vậy làm thế nào để một event thành công? Hãy cùng VietLink Tour chúng tôi tham khảo’ Các bước tổ chức hội nghị khách hàng thành công’ dưới đây:

1. Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung quyết định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng của người tổ chức và mục đích của người tham dự.

bi-quyet-to-chuc-su-kien-thanh-cong.jpg


Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Nếu có thể, nên làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự tiềm năng để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự nhất.



2. Làm việc với diễn giả, phát ngôn, khách mời



Bàn bạc về nội dung và thời gian nói chuyện để kiểm soát chương trình một cách tốt hơn. Trong những buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả tiếng tăm, có thể bạn phải cân nhắc việc đưa rước tận nơi để đảm bảo sự đối đãi chu đáo dành cho họ. Nếu diễn giả đến từ địa phương khác, bạn cũng cần sắp xếp trước việc đi lại, ăn ở... của họ, nên đặt phòng cho họ ở một khách sạn gần chỗ diễn ra hội thảo để đảm bảo thuận tiện đi lại.

3. Tìm kiếm địa điểm phù hợp




Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.

cach-to-chuc-su-kien-hoan-hao.jpg



Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Bạn cũng cần để ý đặc điểm của nơi tổ chức xem có phù hợp để mình tổ chức hay không.
4. Những vật dụng cần cho việc tổ chức

Dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất. Bạn cũng cần hỏi rõ các nhu cầu của diễn giả, xem trong quá trình nói chuyện, họ có cần thêm công cụ bổ trợ nào không, chẳng hạn diễn giả muốn hình tượng hoá hay muốn khán giả tham gia chơi một trò chơi, làm một bài tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy tờ, bút viết, đạo cụ giảng dạy, họ muốn rảnh tay để diễn thuyết thì bạn cần trang bị micro cài áo thay vì loại cầm trên tay, họ muốn chiếu clip từ laptop của họ thì cần có màn chiếu và âm thanh dẫn từ laptop ra ngoài. Bạn đừng mặc định là diễn giả cần gì thì sẽ nói với bạn vì có nhiều khi họ sẽ sơ ý quên mất. Có một buổi training nho nhỏ nọ, diễn giả muốn chiếu cho mọi người xem một đoạn clip trong máy của mình. Tuy nhiên do không có sự chuẩn bị trước, Bộ phận kỹ thuật không có cáp nối âm thanh từ laptop ra dàn loa lớn, vì vậy khán giả đành xem hình và hầu như không nghe thấy âm thanh nhỏ xíu phát ra từ loa chiếc laptop.

5. Truyền thông cho sự kiện
Nếu là một sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, huấn luyện nhân viên công ty, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn Event của mình vắng như chùa bà Đanh.

cac-buoc-to-chuc-hoi-ngh-khach-hang-thanh-cong1.jpg



Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội... Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính "tấn công" nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.

Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.
6. Việc đăng ký

Cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu trả tiền trước hay thu tiền tại Event, nên cho đăng ký online qua trang web hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền thì nên yêu cầu khách chuyển khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên đi thu phí.

Khi có người đăng ký tham dự, bạn nên có hình thức xác nhận đăng ký để họ an tâm, và cũng là nhắc họ đừng quên ngày tham dự. Có thể xác nhận đăng ký bằng email, tin nhắn điện thoại, gần ngày tổ chức, bạn nên nhắn tin/email lần nữa để nhắc họ về thời gian, địa điểm hội nghị khách hàng cũng như những vấn đề lặt vặt như đi đúng giờ, đem theo business card.

Để khuyến khích mọi người đăng ký sớm để tiện cho công tác chuẩn bị, và cũng là một cách để lôi kéo khách tham dự, nhiều nhà tổ chức đưa ra hình thức khuyến mãi chiết khấu theo thời gian đăng ký sớm, chẳng hạn như giảm 30% nếu đăng ký trước 2 tháng, giảm 10% nếu đăng ký trước 2 tháng, một số nhà tổ chức thì khuyến mãi khi đăng ký theo nhóm, chẳng hạn chiết khấu 15% khi đăng ký nhóm 3 người trở lên.

Cần phòng ngừa trước những tình huống người đăng ký quá ít hoặc quá nhiều để có thể thay đổi địa điểm, phòng tổ chức... phù hợp, cũng như quyết định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bản handout hay phần quà cho người tham dự. Nếu không tính toán kỹ, bạn sẽ lãng phí nếu người tham dự quá ít hoặc bị đánh giá là tổ chức thiếu chu đáo nếu người tham dự quá đông và không được phục vụ kịp thời.

Nếu bạn có ý định giữ liên lạc với những người đăng ký tham dự, hãy đề nghị họ gởi lại danh thiếp tại bàn đăng ký hoặc hoàn thiện các thông tin như tên họ, công ty, chức danh, số điện thoại, email... trong mẫu điền thông tin. Để họ có động lực làm việc này hơn, có thể khuyến khích họ bằng những món quà, chẳng hạn bốc thăm trúng thưởng hay trao giải thưởng cho người điền đầy đủ thông tin vào bảng thăm dò


Công ty TNHH Du lịch và Sự Kiện Liên Kết Việt
Địa chỉ: Phòng 705B, Đơn Nguyên B, tòa nhà Licogi 13, đường Khuất Duy Tiến, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
Hotline: 0979.255.880
Email: sale4@vietlinktour.com
Website: http://www.vietlinktour.com


chương trình du lịch hè,chuong trinh du lich he,du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè Hà Nội- Sầm Sơn,Hà Nội,Ha Noi,du lịch biển,du lich bien, chương trình du lịch biển, chuong trinh du lich bien,tour du lịch trong nước,tour du lich trong nuoc, tour du lịch nước ngoài,tour du lich miền bắc,du lich mien bac,du lịch hè 2014,du lich he 2014, du lịch xuyên việt, du lich xuyen viet,địa điểm du lịch,dia diem du lich,du lịch Hạ Long,du lich Ha Lonh, Du lịch Sầm Sơn,Du lich Sam Son, Du lịch Đà Nẵng,du lich Da nang,tour du lịch lễ hội, tour du lich le hoi, tour du lịch hè,tour du lich he,thăm quan, tham quan, thăm quan du lịch, tham quan du lich, du lịch Nha Trang,du lịch Nha Trang,báo giá chương trình du lịch hè,bao gia chuong trinh du lich he,báo giá chương trình du lịch biển,bao gia chuong trinh du lich bien,du lịch tam cốc bích động,du lich tam coc bich dong,du lịch Bãi Đính,du lich Bai Dinh, du lich du thuyền Hạ Long,du lich du thuyển Ha Long,du lịch hè,chương trình du lịch hè,du lich he,chuong trinh du lich hè,du lịch hè,chương trình du lịch hè,du lich he,chuong trinh du lich hè,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,chương trình du lịch hè,du lich he,tổ chức sự kiện, to chuc su kien,tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, to chuc su kien chuyen nghiep, tổ chức hội thảo, to chuc hoi thao, to chuc hoi nghi, tổ chức hội nghị, du lịch miền trung, du lich mien trung, du lịch biển, du lich bien, đặt phòng hội nghị, dat phong hoi nghi, đặt phòng hội thảo, dat phong hoi thao,du lịch hè, du lich he, tour du lịch hè, tour du lich he, chương trình teambuilding, chuong trinh teambuilding, tổ chức teambuilding,to chuc teambuilding, event, conference,